Problemy z koordynacją i budowaniem zespołu a praca zdalna

Przed 2020 rokiem możliwość pracy zdalnej była nieczęstym przywilejem w polskich firmach. Dla większości pracodawców i pracowników wykonywanie obowiązków służbowych w biurze czy innym wyznaczonym do tego miejscu było tak oczywiste jak 2+2=4 (a przecież może być 5 😉). Nieliczni dopuszczali home office przez jeden dzień w tygodniu lub miesiącu. Ale już ta możliwość była kojarzona z nowoczesnymi i bardziej postępowymi firmami, a pracownicy czuli, że są rozliczani za efekty a nie odsiedzenie swoich godzin za biurkiem.

Pandemia Covid-19 zmieniła bardzo dużo. Na nowo zdefiniowaliśmy pojęcie zdrowia, poczucia bezpieczeństwa, zaufania i pomocy. Zmieniliśmy swoje nastawienie do spotkań, zakupów, rozrywki a nasze domy i mieszkania stały się mieszkalno-służbową hybrydą. Dostosowaliśmy je do potrzeb zarówno domowników pracujących, jak i uczących się dzieci. Zainwestowaliśmy w biurka, wygodne krzesła, dodatkowy sprzęt elektroniczny. Jedni na koszt firmy, inni mogli wypożyczyć sprzęt biurowy a jeszcze inni płacili z własnych środków. Zmienialiśmy aranżację. Niejeden pokój stał się biurem, jadalnią i salonem wypoczynkowym. Doceniliśmy naturę i możliwość życia poza miastem a swobodne wyjście na samotny spacer czy relaks na własnej działce okazały się uśpioną potrzebą niejednego miłośnika życia w aglomeracji. Wielu z nas postanowiło powrócić do rodzinnych miejscowości, zamienić wynajmowane mieszkanie na tańszą opcję za miastem. I choć był to niezwykle trudny okres dla wielu przedsiębiorców, którzy musieli zwolnić pracowników lub zamknąć swoje biznesy idea pracy zdalnej nie okazała się porażką. Szybko się okazało, że nie musimy spotykać się w biurze codziennie, by doprowadzać projekty do końca czy zdobywać nowych klientów. Ikony aplikacji do spotkań na stałe zapełniły pulpity naszych komputerów. Były one niezastąpionym narzędziem, które pozwalało koordynować zespół i utrzymywać relacje koleżeńskie na całkiem przyzwoitym poziomie. Izolacja była dodatkowym bodźcem zachęcającym do komunikacji ze współpracownikami. Na szczęście stopniowo wychodzimy z pandemicznej rzeczywistości. Nie tyle dlatego, że znaleźliśmy skuteczne lekarstwo na tego wirusa, ale nauczyliśmy się z nim żyć, mając świadomość, że prawdopodobnie zostanie z nami na dłużej.

Praca zdalna – plusy i minusy

A w Kodeksie pracy planowane są zmiany. Na stronach Rządowego Biura Legislacji czeka projekt, zgodnie z którym praca zdalna znajdzie stałe miejsce w regulacjach prawnych.1 Co prawda dla freelancerów nie będzie to wielka nowość, jednak dla niektórych firm wprowadzenie takiej możliwości na stałe może się okazać małą rewolucją. Mimo licznych obaw, praca zdalna otwiera możliwość zatrudniania specjalistów mieszkających daleko od siedziby firmy. Trening skrajnej izolacji pokazał, że współpraca zespołów mieszkających w różnych zakątkach globu jest możliwa, a wręcz może mieć pozytywny wpływ na rozwój pracowników, odświeżenie niektórych wizji i skonfrontowanie stylów pracy. Natomiast dla pracowników praca zdalna jest przede wszystkim wygodna. Niektórzy oszczędzają nawet 3 godziny dziennie, które wcześniej musieli poświęcać na dojazdy do pracy. Czy praca zdalna była wyzwaniem dla osób kierujących zespołami? Z pewnością. Czy można było ją zorganizować tak, by była efektywna. Oczywiście. Nieocenioną rolę pełniło tu zaufanie do pracowników, relacje i atmosfera w pracy, które wpływały na poczucie sprawczości podczas realizacji zadań. Jeśli każdy członek zespołu widział, że cel jest wspólny a wyzwania sprzyjają nie tylko rozwojowi firmy, ale i rozwojowi osobistemu, zaangażowanie w pracę nie mogło gasnąć. To prawda, że nie zawsze było kolorowo. W końcu, jeśli pracuję w domu, to mogę pracować dłużej. Problemy z oddzieleniem życia zawodowego od prywatnego dotknęły z pewnością wielu z nas. Poza tym samodyscyplina, której wymaga praca zdalna, musiała osiągnąć najwyższy poziom na każdym szczeblu funkcjonowania firmy i zespołu. Pokus podczas pracy w domu jest przecież wiele. Ale praca teraz nie musi ograniczać się tylko do przestrzeni domowej. Rozluźnienie obostrzeń pozwala nam wracać do kawiarni, obiektów cooworkingowych. A co z tymi, którzy postanowili zmienić swoje życie i wyprowadzić się z miejscowości, która jest siedziba firmy? Okazuje się, że gdy pracodawcy chcą wracać do formy stacjonarnej, pracownicy zaczynają szukać nowych wyzwań. Niechęć do ponownego wynajmowania drożejących stale mieszkań sprawia, że szukamy pracy tam, gdzie aktualnie toczy się nasze życie lub w firmach, dla których praca zdalna nie jest problemem. To z pewnością nie koniec zmian, jakie wywołała pandemia. Poznaliśmy nowe możliwości, poczuliśmy, że można inaczej. Otworzyliśmy się na nowe narzędzia, chętniej szukamy rozwiązań, które ułatwią nam pracę, oszczędzają czas i już mniej chętnie zmuszamy się do warunków, które nam nie odpowiadają. W końcu potrzeba matką wynalazków.

Co dalej?

Nadal priorytetem będzie efektywność. Nieważne, gdzie, ważne czy i jak będziemy potrafili wypełniać swoje zadania. Same chęci mogą nie wystarczyć, dlatego warto na bieżąco obserwować rynek rozwiązań wspomagających nie tylko pracę zdalną, ale i pracę w delegacji. EasyDocs jest właśnie takim narzędziem, które sprawdzi się w obydwu tych sytuacjach. Łatwa we wdrożeniu i obsłudze aplikacja pozwoli utrzymać porządek w firmowych dokumentach niezależnie od tego, ile osób na nich pracuje, w jakim miejscu się teraz znajdują i do jakich celów ich potrzebują. Za to każdy etap konieczny do obsługi tych dokumentów jest widoczny dla całego zespołu. EasyDocs to narzędzie, które nie tylko pomaga uporać się z powtarzalnymi czynnościami związanymi z obiegiem firmowych dokumentów, ale także praktyczne rozwiązanie problemów komunikacyjnych podczas pracy zdalnej.