Administrator oznacza podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania Danych Osobowych; tutaj: Proxy Partners Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-777), ul. Leonida Teligi 5/8, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000573461, REGON: 362415195, NIP: 5213704874, kapitał zakładowy: 5 000,00 złotych.
Dane Osobowe oznacza informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, przetwarzane przez Administratora, w tym w szczególności informacje dotyczące Użytkowników EasyDocs.
EasyDocs oznacza serwis internetowy EasyDocs, znajdujący się pod adresem https://app.easydocs.pl oraz aplikację mobilną i aplikację desktop EasyDocs, za pośrednictwem których świadczone są Usługi.
Klient oznacza Użytkownika, który posiada abonament w EasyDocs.
Konto oznacza zindywidualizowany panel służący Użytkownikowi do korzystania z EasyDocs, w szczególności poprzez korzystanie z Usług.
Polityka Prywatności oznacza niniejszy dokument zawierający informacje dotyczące przetwarzania Danych Osobowych przez Administratora.
Przetwarzanie oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na Danych Osobowych lub zestawach Danych Osobowych w sposób zautomatyzowany i niezautomatyzowany, w szczególności taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie, niszczenie.
RODO oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Usługi oznacza usługi świadczone przez ProxyPartners dostępne za pośrednictwem EasyDocs.
Użytkownik oznacza podmiot, który korzysta z Usług.
2.1. Niniejsza Polityka Prywatności zawiera informacje dotyczące Przetwarzania Danych Osobowych w związku z działalnością prowadzoną przez Administratora, e-mail: [email protected], tel.: 22 1131333.
2.2. Polityka Prywatności ma zastosowanie do Przetwarzania Danych Osobowych w związku z działalnością prowadzoną przez Administratora, w tym z prowadzeniem EasyDocs.
2.3. Administrator, mając na celu zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa i poufności osób, których Dane Osobowe Przetwarza, stosuje odpowiednie środki techniczne lub organizacyjne, w tym ochronę przez niedozwolonym lub niezgodnym z prawem Przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, a także ochronę przed nieuprawnionym dostępem do Danych Osobowych lub do sprzętu służącego do ich Przetwarzania, oraz przed nieuprawnionym korzystaniem z tych Danych Osobowych lub z tego sprzętu.
2.4. Administrator stosuje wszelkie możliwe i dostępne środki, aby Dane Osobowe były:
a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla Użytkowników;
b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, do których są Przetwarzane;
d) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;
e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, dla których są Przetwarzane.
2.5. Dane Osobowe mogą być przetwarzane przez Administratora w szczególności w celach wskazanych w niniejszej Polityce Prywatności.
2.6. Zakres Danych Osobowych, których podanie jest obowiązkowe dla realizacji określonego celu, jest każdorazowo określony w formularzu, za pośrednictwem którego Użytkownik przesyła Administratorowi swoje Dane Osobowe.
Dane Osobowe Przetwarzane przez Administratora mogą być pozyskiwane:
a) bezpośrednio od osoby, której dotyczą Dane Osobowe;
b) z innych źródeł, w tym:
(i) od osób trzecich, na przykład pracodawców, partnerów handlowych lub organizacji branżowych, w zależności od okoliczności i celu Przetwarzania;
(ii) ze źródeł dostępnych publicznie.
Korzystanie z serwisu EasyDocs
4.1. w celu skorzystania z określonych Usług oferowanych za pośrednictwem serwisu EasyDocs w tym w szczególności w celu założenia Konta, Użytkownik powinien podać następujące swoje Dane Osobowe za pośrednictwem interaktywnego formularza:
a) imię i nazwisko Użytkownika,
b) nazwa, adres, telefon, email, adres strony www, numer KRS, numer REGON, numer NIP, numer rachunku bankowego podmiotu, który Użytkownik reprezentuje/z którego upoważnienia działa,
c) adres e-mail,
d) numer rachunku bankowego Użytkownika.
4.2. Niepodanie Danych Osobowych wskazanych w formularzu może uniemożliwiać korzystanie z serwisu EasyDocs.
4.3. Podstawę zgodnego z prawem Przetwarzania przez Administratora Danych Osobowych w celach związanych z korzystaniem z serwisu EasyDocs, stanowi:
a) zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
b) uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na:
(i) prowadzeniu serwisu EasyDocs i świadczeniu Usług za jego pośrednictwem;
(ii) informowaniu o swojej ofercie, w tym produktach i usługach Administratora oraz aktualnościach dotyczących branży, w której działa Administrator;
(iii) badaniu zainteresowania produktami lub usługami Administratora i rozwijaniem tych produktów lub usług;
(iv) rozwoju serwisu EasyDocs, w tym udoskonalaniu oferowanych za jego pośrednictwem Usług.
4.4. Użytkownik wyraża zgodę na Przetwarzanie jego Danych Osobowych przez podanie stosownych Danych Osobowych w stosownym formularzu służącym do zakładania Konta, dostępnym w EasyDocs, zaznaczenie odpowiedniego pola (checkbox) przy oświadczeniu o wyrażeniu zgody na Przetwarzanie Danych Osobowych i naciśnięcie przycisku „Zarejestruj”.
4.5. Użytkownik, którego dotyczą Dane Osobowe, ma prawo w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę, przez wpisanie stosownych danych za pośrednictwem formularza dostępnego w serwisie EasyDocs i naciśnięcie przycisku „Wycofaj zgodę”. Wycofanie zgody przez Użytkownika nie wpływa na zgodność z prawem Przetwarzania jego Danych Osobowych, którego Administrator dokonywał na podstawie zgody, przed jej wycofaniem przez Użytkownika. Wycofanie zgody na Przetwarzanie Danych Osobowych uniemożliwia dalsze korzystanie z EasyDocs przez Użytkownika.
Marketing i promocja produktów i usług Administratora
4.6. w celu marketingu i promocji produktów i usług Administratora polegających na przesyłaniu do zarejestrowanych Użytkowników ww. informacji drogą pocztową, elektroniczną (na podany adres e-mail) lub przez kontakt telefoniczny Administrator Przetwarza następujące Dane Osobowe:
a) imię i nazwisko Użytkownika,
b) nazwa podmiotu, który Użytkownik reprezentuje/z którego upoważnienia działa,
c) adres Użytkownika,
d) adres e-mail Użytkownika,
e) numer telefonu Użytkownika.
4.7. w celu marketingu i promocji produktów i usług Administratora polegających na wskazywaniu Klienta jako klienta Administratora, w tym uwidacznianiu logo firmy Klienta, w materiałach marketingowych Administratora w tym na stronie ineternetowej Administratora:
a) nazwa Klienta
b) logo firmy Klienta
4.8. Podstawę zgodnego z prawem Przetwarzania przez Administratora Danych Osobowych Użytkownika, w celach związanych marketingiem lub promocją produktów i usług Administratora, stanowi:
a) zgoda osoby, której dotyczą Dane Osobowe (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
b) uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na marketingu bezpośrednim produktów lub usług Administratora.
Kontakty biznesowe
4.9. w celu nawiązania i utrzymania relacji biznesowych Administrator Przetwarza następujące Dane Osobowe Użytkowników:
a) imię i nazwisko,
b) nazwa podmiotu, który Użytkownik reprezentuje/z którego upoważnienia działa,
c) adres e-mail,
d) numer telefonu,
e) zajmowane stanowisko.
4.10. Podstawę zgodnego z prawem Przetwarzania przez Administratora Danych Osobowych Użytkowników, w celu nawiązania i utrzymania relacji biznesowych, stanowi:
a) uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na:
(i) prowadzeniu działalności gospodarczej,
(ii) rozwijaniu i utrzymywaniu kontaktów biznesowych i
(iii) zwiększaniu świadomości marki na rynku;
b) niezbędność Przetwarzania do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dotyczą Dane Osobowe, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dotyczą Dane Osobowe, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
5.1. Administrator może przechowywać Dane Osobowe na serwerach należących do podmiotów innych niż Administrator, o ile zapewnione jest odpowiednie bezpieczeństwo przechowywanych tam Danych Osobowych.
5.2. w toku Przetwarzania Danych Osobowych przez Administratora, Dane Osobowe mogą zostać przekazane do państwa trzeciego, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli przepisy prawa w danym państwie trzecim nie przewidują adekwatnego poziomu ochrony Danych Osobowych, Administrator zobowiąże podmiot przetwarzający Dane Osobowe w imieniu Administratora w państwie trzecim do przestrzegania regulacji określonych w Polityce Prywatności oraz w przepisach prawa, w oparciu o które Polityka Prywatności została stworzona, w szczególności RODO.
5.3. Administrator może udostępniać Dane Osobowe następującym kategoriom odbiorców (w zależności od konkretnego celu Przetwarzania Danych Osobowych):
a) podmiotom powiązanym z Administratorem,
b) upoważnionym pracownikom lub zleceniobiorcom Administratora,
c) partnerom lub podmiotom świadczącym wybrane usługi na rzecz Administratora (w tym usługi prawne, marketingowe, reklamowe, informatyczne w tym usługi przetwarzania w chmurze — w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do świadczenia tych usług),
d) uprawnionym organom lub służbom, w przypadku wystąpienia przez nie ze stosownym, uzasadnionym żądaniem, lub gdy na Administratorze ciąży taki obowiązek prawny.
5.4. Administrator może ujawniać i przekazywać innym podmiotom anonimowe zestawienia zbiorcze oraz zestawienia statystyczne danych wprowadzanych do EasyDocs przez Użytkowników niestanowiących Danych Osobowych. Dane te nie pozwalają na identyfikację poszczególnych Użytkowników ani innych osób i nie stanowią Danych Osobowych.
6.1. Dane Osobowe przekazane Administratorowi są przechowywane przez okres wymagany do celów, w jakich zostały one zebrane lub wynikający z przepisów prawa.
6.2. Administrator przetwarza Dane Osobowe (w zależności od konkretnego celu Przetwarzania Danych Osobowych) przez okres:
a) w celu przesyłania informacji handlowej na podany adres email oraz przekazywania jej przez kontakt telefoniczny – nie dłużej niż do czasu cofnięcia przez osobę, której dotyczą, stosownej zgody,
b) w celu promocji i marketingu Usług Administratora poprzez wskazywanie Klienta oraz logo firmy Klienta – do czasu zakończenia świadczenia Usług na rzecz Klienta,
c) w celu wykonania praw i obowiązków wynikających ze świadczonych Usług – do dnia upływu okresu przedawnienia roszczeń, wynikającego z przepisów prawa,
d) w celach księgowych, podatkowych, rachunkowych – nie dłużej niż przez 6 lat.
7.1. w celu niedopuszczenia do nieupoważnionego lub bezprawnego dostępu do Danych Osobowych, ich przypadkowej utraty, uszkodzenia lub zniszczenia, Administrator korzysta z odpowiednich rozwiązań technologicznych i środków bezpieczeństwa. w przypadku EasyDocs do ochrony Danych Osobowych i innych danych niestanowiących Dane Osobowe stosowana jest technologia TLS (Transport Layer Socket) w wersji 1.2 przeznaczona do ochrony transmisji danych przez Internet oraz zapory sieciowe (tzw. firewalls).
7.2. Dostęp do Danych Osobowych mają Administrator i osoby upoważnione przez Administratora, które zobowiązały się do zachowania poufności Danych Osobowych a także podmioty wskazane w punkcie 5.
7.3. Administrator prowadzi ewidencję osób upoważnionych do Przetwarzania Danych Osobowych.
7.4. w przypadku naruszenia ochrony Danych Osobowych, Administrator bez zbędnej zwłoki, a w miarę możliwości nie później niż w ciągu 72 (siedemdziesięciu dwóch) godzin po stwierdzeniu naruszenia, zgłasza naruszenie właściwemu organowi nadzorczemu. w sytuacji, gdy naruszenie Danych Osobowych osoby, której dotyczą Dane Osobowe, może powodować wysokie ryzyko naruszenia jej praw i wolności, Administrator bez zbędnej zwłoki zawiadamia tę osobę o takim naruszeniu.
7.5. Administrator dokumentuje wszelkie naruszenia ochrony Danych Osobowych, w tym okoliczności naruszenia, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze.
7.6. Administrator prowadzi rejestr czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
8.1. Osobie, której Dane Osobowe są Przetwarzane przez Administratora, przysługuje prawo:
a) dostępu do treści jej Danych Osobowych (art. 15 RODO) przez żądanie udostępnienia lub przesłania kopii kompletu jej Danych Osobowych Przetwarzanych przez Administratora,
b) żądania sprostowania jej Danych Osobowych (art. 16 RODO) przez wskazanie nieprawidłowych Danych Osobowych, które jej dotyczą,
c) żądania usunięcia jej Danych Osobowych (art. 17 RODO) z zastrzeżeniem, że Administrator ma prawo odmówić usunięcia Danych Osobowych w wypadkach określonych przez prawo,
d) żądania ograniczenia Przetwarzania jej Danych Osobowych (art. 18 RODO) przez wskazanie, które Dane Osobowe powinny zostać ograniczone w zakresie Przetwarzania,
e) do przenoszenia jej Danych Osobowych (art. 20 RODO) przez żądanie przygotowania i przekazania przez Administratora Danych Osobowych przekazanych przez nią do niej lub do innego administratora, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego z zastrzeżeniem, że przenoszeniu mogą podlegać jedynie Dane Osobowe uzyskane na podstawie zgody,
f) wniesienia sprzeciwu wobec Przetwarzania jej Danych Osobowych, opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) RODO, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją,
g) wniesienia skargi do organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim jej zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia, w przypadku uznania, że Przetwarzanie jej Danych Osobowych narusza przepisy RODO (art. 77 ust. 1 RODO).
8.2. w przypadku chęci skorzystania z któregokolwiek z wskazanych wyżej praw, osoba, której dotyczą Dane Osobowe, powinna skontaktować się z Administratorem (sposoby kontaktu zostały wskazane w punkcie 2.1 niniejszej Polityki Prywatności).
8.3. w sytuacji, gdy Przetwarzanie Danych Osobowych oparte jest na zgodzie wyrażonej przez osobę, której dotyczą Dane Osobowe, osoba ta ma prawo wycofać zgodę na Przetwarzanie jej Danych Osobowych w określonym celu, w każdej chwili, kontaktując się z Administratorem (sposoby kontaktu zostały wskazane w punkcie 2.1 niniejszej Polityki Prywatności).
8.4. Cofnięcie zgody na Przetwarzanie Danych Osobowych nie ma wpływu na zgodność z prawem Przetwarzania, którego dokonano na podstawie wyrażonej zgody przed jej wycofaniem.
8.5. Cofnięcie zgody jest możliwe wyłącznie w zakresie Przetwarzania Danych Osobowych dokonywanego na podstawie zgody.
8.6. Administrator podejmuje działania mające na celu ułatwienie osobie, której dotyczą Dane Osobowe, wykonywania prawa dostępu do Danych Osobowych. Administrator jest zwolniony z tego obowiązku jedynie w sytuacji, w której nie jest w stanie zidentyfikować osoby, której dotyczą Dane Osobowe.
8.7. Administrator, w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania, udziela osobie, której dotyczą Dane Osobowe, informacji o działaniach podjętych w związku z jej żądaniem, dotyczącym prawa dostępu do Danych Osobowych, prawa sprostowania i usunięcia Danych Osobowych, prawa do ograniczenia Przetwarzania, obowiązku powiadomienia o sprostowaniu lub usunięciu Danych Osobowych oraz ograniczenia Przetwarzania, prawa do przenoszenia Danych Osobowych, prawa sprzeciwu oraz zautomatyzowanego podejmowania decyzji (profilowania). z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, termin, o którym mowa w zdaniu poprzednim, może zostać przedłużony o dodatkowe dwa miesiące. w przypadku przedłużenia terminu, Administrator, w terminie miesiąca od otrzymania żądania, poinformuje osobę, której dotyczą Dane Osobowe, o takim przedłużeniu, wraz z podaniem jego przyczyn.
9.1. Korzystanie z Usług oferowanych za pośrednictwem serwisu EasyDocs może wiązać się z instalowaniem plików cookies na urządzeniu Użytkownika. Pliki cookies to pliki tekstowe, które są zapisywane na dysku urządzenia końcowego Użytkownika. Pliki cookies mogą zawierać ustawienia serwisu EasyDocs lub być używane do śledzenia interakcji Użytkowników z serwisem EasyDocs. Administrator wykorzystuje pliki cookies w celu:
a) rozpoznawania urządzenia Użytkownika przy kolejnych logowaniach do serwisu EasyDocs dla celów utrzymywania sesji Użytkownika oraz dla celów statystycznych;
b) analizowania sposobu korzystania przez Użytkownika z serwisu EasyDocs dla celów optymalizacji serwisu EasyDocs.
9.2. Pliki cookies instalowane są automatycznie na urządzeniu Użytkownika, o ile Użytkownik nie skorzysta z opcji wyłączenia pobierania i przechowywania plików cookies w używanej przez siebie przeglądarce internetowej. Wyłączenie plików cookies może doprowadzić do utrudnienia lub całkowitej utraty możliwości korzystania z niektórych Usług.
10.1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany Polityki Prywatności, o czym osoby, których dotyczą Dane Osobowe, zostaną poinformowane przez informację zamieszczoną w serwisie EasyDocs, przynajmniej na 14 (czternaście) dni przed wejściem w życie planowanej zmiany.
10.2. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za linki umieszczone na stronach internetowych Administratora oraz poprzez EasyDocs, które kierują i umożliwiają Użytkownikom bezpośrednie przejście do stron internetowych znajdujących się poza EasyDocs i stronami internetowymi Administratora. w związku z powyższym, osoba, której dotyczą Dane Osobowe, powinna zapoznać się z treścią postanowień dotyczących prywatności, umieszczonych na stronach internetowych, do których prowadzą odwołania.
10.3. Usługi są kierowane do osób, powyżej 16 roku życia. w przypadku, gdy poprzez fałszywe oświadczenie złożone przez Użytkownika co do jego wieku, dojdzie do pozyskania Danych Osobowych, bez zgody rodzica lub opiekuna prawnego, od osoby niespełniającej kryterium wieku określonego w zdaniu poprzednim, Administrator zobowiązuje się usunąć takie Dane Osobowe, niezwłocznie po otrzymaniu informacji o pozyskaniu bez zgody rodzica lub opiekuna prawnego Danych Osobowych osoby poniżej 16 roku życia. EasyDocs przeznaczony jest dla przedsiębiorców zgodnie z definicją wynikającą z ustawy z dnia 6 marca 2018 roku prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2018 r. poz. 646 z późn. zm.) oraz ich współpracowników.
10.4. Wszelkie pytania lub wątpliwości, dotyczące Polityki Prywatności, powinny być kierowane do Administratora na dane wskazane w punkcie 2.1 powyżej.
10.5. Polityka Prywatności wchodzi w życie z dniem 01.07.2020.
