Jak EasyDocs ułatwia płatności i zarządzanie obiegiem dokumentów w firmach gastronomicznych
Problem
Właściciel kilku restauracji sam gromadzi i przechowuje dokumenty finansowe swoich lokali gastronomicznych. Otrzymuje je zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. W ciągu miesiąca wraca do nich kilkukrotnie, by pobrać dane do płatności, zweryfikować dane do przelewów, przygotować komplet dokumentów do przekazania księgowości. Aby ocenić rentowność swoich lokali, restaurator czeka na zamknięcie miesiąca, kiedy to otrzymuje pełne dane od księgowości. Ponadto samodzielnie prowadzi rejestr kosztów w dokumentach Excel, ręcznie wprowadzając dane z faktur. W ciągu miesiąca biuro rachunkowe nie otrzymuje dokumentów do rozliczenia. Czeka na pełną paczkę, by przygotować zestawienie. Przy tak dużej liczbie dokumentów, kontrahentów i różnych kosztach zdarzają się błędy w przypisaniu kosztów do danej nieruchomości klienta.
Rozwiązanie
Po zarejestrowaniu firmy w EasyDocs, każdemu lokalowi został założony projekt, widoczny na pulpicie aplikacji. Dla każdego projektu restaurator zdefiniował tagi, dzięki którym przypisuje koszty do poszczególnych kategorii, np. najem lokalu, wynagrodzenia, energia, produkty, napoje, alkohol itd.). To bardzo proste uporządkowanie pozwoliło szybko wprowadzać dokumenty do odpowiednich projektów na pulpicie i od razu opisywać je. Dużym ułatwieniem okazała się także możliwość wysyłania dokumentów na przypisany do każdego projektu indywidualny adres e-mail czy funkcja bezpośredniego wprowadzania dokumentu z telefonu (iOS, Android). Dzięki temu udało się całkowicie zrezygnować z ręcznego wprowadzania danych z faktur, oszczędzić czas tracony na poszukiwanie odpowiednich dokumentów finansowych i zapobiec ich gubieniu się. Dokumenty można pobrać z folderu wskazanego w aplikacji EasyDocs i są one dostępne dla osób o uprawnieniach wskazanych przez właściciela firmy.
Dane ze zgromadzonych dokumentów odczytywane są za pomocą sztucznej inteligencji EasyDocs® AI i wykorzystywane do ich skatalogowania, przygotowania płatności i podstawowych analiz rentowności restauracji. Restaurator weryfikuje je w dogodnym dla siebie momencie, przypisuje tagi a także może wygenerować plik do importu przelewów do banku. Skatalogowane dokumenty są dostępne w systemie w każdej chwili. Poza restauratorem do aplikacji mają dostęp managerowie restauracji, którzy na bieżąco wprowadzają dokumenty kosztowe, oraz biuro rachunkowe, które równolegle może pobierać dokumenty z systemu.
Korzyści
- Automatyzacja comiesięcznych czynności związanych z obsługą dokumentów finansowych oszczędza czas
- Obowiązek gromadzenia dokumentów finansowych spoczywa także na innych, co przyspiesza wprowadzanie dokumentów – managerowie importują dokumenty dotyczące lokali, które im podlegają
- Koszty każdego z lokali oraz ich kategorie są widoczne dla właściciela na przestrzeni całego miesiąca.
- Biuro rachunkowe ma stały i bezpośredni dostęp do dokumentów. Ewentualne uwagi są wyjaśniane w komentarzach.