Jakie dokumenty trzeba przesyłać przez KSeF i kto może dodać załączniki? 

Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które zmienia dotychczasowe podejście do obiegu dokumentów księgowych. Dzięki niemu faktury sprzedaży i zakupu są rejestrowane w jednym, centralnym systemie, co zapewnia ich spójność i bezpieczeństwo. Wraz z jego wdrożeniem pojawia się jednak wiele pytań – jakie dokładnie dokumenty należy przesyłać przez KSeF i kto ma prawo dodawać do nich załączniki? 

Jakie dokumenty są obsługiwane przez system do faktur? 

W KSeF przesyłane są przede wszystkim faktury ustrukturyzowane, czyli dokumenty w formacie XML zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów. Mogą to być: 

  • faktury sprzedaży, 
  • faktury zaliczkowe i końcowe, 
  • faktury korygujące, 
  • noty księgowe, jeśli mieszczą się w wymaganej strukturze, 
  • faktury zbiorcze wystawiane za określony okres rozliczeniowy. 

System nie obejmuje wszystkich dokumentów księgowych – nie są w nim rejestrowane np. paragony fiskalne czy rachunki niepodlegające VAT.  

Co będzie możliwe w KSeF 2.0? 

W wersji KSeF 2.0, która wejdzie w życie 1 stycznia 2026 roku, przedsiębiorcy będą mogli dodawać załączniki do faktur, ale pod pewnymi warunkami: 

  • Tylko jeden załącznik na fakturę – w strukturze XML faktury pojawi się specjalny węzeł „Załącznik” (schemat FA(3)). 
  • Załącznik będzie miał ustrukturyzowaną formę – np. tabele z danymi branżowymi (zużycie energii, taryfy, numery pojazdów). 
  • Maksymalny rozmiar załącznika to 3 MB. 
  • Załączniki będą w formacie tekstowym zgodnym z XML (nie będą to pliki PDF, JPG czy Word). 

Co będzie można umieścić w załącznikach? 
Załączniki będą wykorzystywane do prezentacji rozszerzonych danych podatkowych. Mogą one zawierać np. szczegółowe informacje dotyczące: 

  • zużycia energii w rozbiciu na konkretne punkty poboru, 
  • rozliczeń usług telekomunikacyjnych z podziałem na numery usług, 
  • sprzedaży paliw z wyszczególnieniem numerów rejestracyjnych pojazdów odbiorcy. 

Załączniki mogą również zawierać dane branżowe, takie jak: 

  • adres punktu poboru energii, 
  • numer licznika, 
  • numer PPE, 
  • moc umowna, 
  • oznaczenie grupy taryfowej. 

Co nie będzie możliwe? 

Nie będzie można dodawać dokumentów takich jak: 

  • operacyjne dokumenty (np. umowy, protokoły odbioru, kosztorysy), 
  • treści marketingowe, handlowe, oferty, instrukcje obsługi, 
  • załączników w formatach graficznych lub binarnych (np. zdjęć, skanów). 

Firmy z branż takich jak budownictwo czy consulting będą musiały przesyłać dodatkowe dokumenty poza KSeF, np. e-mailem. 

Kto będzie mógł korzystać z funkcji załączników? 
Funkcja dodawania załączników nie będzie dostępna automatycznie dla wszystkich podatników. Aby z niej skorzystać należy złożyć wniosek w e-Urzędzie Skarbowym, zawierający uzasadnienie oraz przewidywaną liczbę faktur z załącznikami. Zgłoszenie będzie realizowane za pomocą API KSeF, a jego rozpatrzenie potrwa do 30 dni. Po uzyskaniu pozytywnej decyzji funkcjonalność będzie aktywowana na dwa lata z możliwością przedłużenia. 

Co to oznacza dla firm? 

  • Podwójny obieg dokumentów – faktura w KSeF + dodatkowe dokumenty poza systemem. 
  • Potrzeba dostosowania systemów księgowych i ERP do nowych wymagań. 
  • Warto już teraz przeanalizować, które dokumenty będzie można przesyłać przez KSeF, a które nadal trzeba będzie wysyłać osobno. 

Checklista 

Chcesz mieć pewność, że dodawanie załączników w systemie będzie szybkie i bezproblemowe? Skorzystaj z tej krótkiej checklisty, która pomoże uporządkować najważniejsze kroki przed rozpoczęciem pracy w KSeF. 

3 rzeczy, które warto przygotować przed dodaniem dokumentów do KSeF 

Ustal uprawnienia – sprawdź, kto w firmie będzie miał dostęp do dodawania załączników. 
Przygotuj pliki w odpowiednim formacie – XML zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów 
Zadbaj o wewnętrzne procedury – określ, jakie dokumenty będą dołączane, aby uniknąć chaosu w archiwizacji. 

Jeśli interesuje Cię, jak w pełni wykorzystać funkcję załączników w KSeF i usprawnić obieg dokumentów w firmie, zajrzyj na nasz profil na 👉 LinkedIn