Jakie dokumenty trzeba przesyłać przez KSeF i kto może dodać załączniki?
Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które zmienia dotychczasowe podejście do obiegu dokumentów księgowych. Dzięki niemu faktury sprzedaży i zakupu są rejestrowane w jednym, centralnym systemie, co zapewnia ich spójność i bezpieczeństwo. Wraz z jego wdrożeniem pojawia się jednak wiele pytań – jakie dokładnie dokumenty należy przesyłać przez KSeF i kto ma prawo dodawać do nich załączniki?

Jakie dokumenty są obsługiwane przez system do faktur?
W KSeF przesyłane są przede wszystkim faktury ustrukturyzowane, czyli dokumenty w formacie XML zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów. Mogą to być:
- faktury sprzedaży,
- faktury zaliczkowe i końcowe,
- faktury korygujące,
- noty księgowe, jeśli mieszczą się w wymaganej strukturze,
- faktury zbiorcze wystawiane za określony okres rozliczeniowy.
System nie obejmuje wszystkich dokumentów księgowych – nie są w nim rejestrowane np. paragony fiskalne czy rachunki niepodlegające VAT.
Co będzie możliwe w KSeF 2.0?
W wersji KSeF 2.0, która wejdzie w życie 1 stycznia 2026 roku, przedsiębiorcy będą mogli dodawać załączniki do faktur, ale pod pewnymi warunkami:
- Tylko jeden załącznik na fakturę – w strukturze XML faktury pojawi się specjalny węzeł „Załącznik” (schemat FA(3)).
- Załącznik będzie miał ustrukturyzowaną formę – np. tabele z danymi branżowymi (zużycie energii, taryfy, numery pojazdów).
- Maksymalny rozmiar załącznika to 3 MB.
- Załączniki będą w formacie tekstowym zgodnym z XML (nie będą to pliki PDF, JPG czy Word).
Co będzie można umieścić w załącznikach?
Załączniki będą wykorzystywane do prezentacji rozszerzonych danych podatkowych. Mogą one zawierać np. szczegółowe informacje dotyczące:
- zużycia energii w rozbiciu na konkretne punkty poboru,
- rozliczeń usług telekomunikacyjnych z podziałem na numery usług,
- sprzedaży paliw z wyszczególnieniem numerów rejestracyjnych pojazdów odbiorcy.
Załączniki mogą również zawierać dane branżowe, takie jak:
- adres punktu poboru energii,
- numer licznika,
- numer PPE,
- moc umowna,
- oznaczenie grupy taryfowej.
Co nie będzie możliwe?
Nie będzie można dodawać dokumentów takich jak:
- operacyjne dokumenty (np. umowy, protokoły odbioru, kosztorysy),
- treści marketingowe, handlowe, oferty, instrukcje obsługi,
- załączników w formatach graficznych lub binarnych (np. zdjęć, skanów).
Firmy z branż takich jak budownictwo czy consulting będą musiały przesyłać dodatkowe dokumenty poza KSeF, np. e-mailem.
Kto będzie mógł korzystać z funkcji załączników?
Funkcja dodawania załączników nie będzie dostępna automatycznie dla wszystkich podatników. Aby z niej skorzystać należy złożyć wniosek w e-Urzędzie Skarbowym, zawierający uzasadnienie oraz przewidywaną liczbę faktur z załącznikami. Zgłoszenie będzie realizowane za pomocą API KSeF, a jego rozpatrzenie potrwa do 30 dni. Po uzyskaniu pozytywnej decyzji funkcjonalność będzie aktywowana na dwa lata z możliwością przedłużenia.
Co to oznacza dla firm?
- Podwójny obieg dokumentów – faktura w KSeF + dodatkowe dokumenty poza systemem.
- Potrzeba dostosowania systemów księgowych i ERP do nowych wymagań.
- Warto już teraz przeanalizować, które dokumenty będzie można przesyłać przez KSeF, a które nadal trzeba będzie wysyłać osobno.
Checklista
Chcesz mieć pewność, że dodawanie załączników w systemie będzie szybkie i bezproblemowe? Skorzystaj z tej krótkiej checklisty, która pomoże uporządkować najważniejsze kroki przed rozpoczęciem pracy w KSeF.
3 rzeczy, które warto przygotować przed dodaniem dokumentów do KSeF
✅ Ustal uprawnienia – sprawdź, kto w firmie będzie miał dostęp do dodawania załączników.
✅ Przygotuj pliki w odpowiednim formacie – XML zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów
✅ Zadbaj o wewnętrzne procedury – określ, jakie dokumenty będą dołączane, aby uniknąć chaosu w archiwizacji.
Jeśli interesuje Cię, jak w pełni wykorzystać funkcję załączników w KSeF i usprawnić obieg dokumentów w firmie, zajrzyj na nasz profil na 👉 LinkedIn.