KSeF – co to jest i co musisz o nim wiedzieć prowadząc firmę?
KSeF to zmiana, która czeka wszystkich przedsiębiorców (czynnych podatników VAT), niezależnie od wielkości firmy. Krajowy System e-Faktur nie jest opcją – to nowa rzeczywistość dla przedsiębiorców. Im szybciej poznasz zasady działania KSeF, tym łatwiej przygotujesz firmę i zyskasz spokój.
KSeF – co to?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur, stworzona i zarządzana przez Ministerstwo Finansów.
Od momentu wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF, wszystkie firmy będą musiały rejestrować faktury w systemie – nawet jeśli przekażą je mailem lub w formie papierowej, wcześniej muszą zostać wprowadzone do KSeF.
W skrócie: KSeF scentralizuje obieg faktur i umożliwi ich natychmiastową wymianę między przedsiębiorcami i administracją skarbową.
KSeF – jak działa w praktyce?
- Fakturę wystawiasz w swoim programie do fakturowania, systemie obiegu dokumentów (np. EasyDocs) bądź bezpośrednio w aplikacji KSeF.
- System automatycznie przesyła ją do KSeF.
- Ministerstwo Finansów nadaje dokumentowi unikalny numer identyfikacyjny, który potwierdza przyjęcie faktury do obrotu prawnego.
- Pobierasz fakturę z platformy.
Faktura bez numeru identyfikacyjnego co do zasady nie będzie uznana za ważną, a sprzedaż – niemożliwa, z wyjątkiem sytuacji szczególnych, takich jak awaria systemu czy wystawienie faktury w trybie offline.
Każda faktura w KSeF będzie tzw. fakturą ustrukturyzowaną. Faktura ustrukturyzowana ma jednolity format (XML), co umożliwia łatwe przetwarzanie danych przez systemy IT.
Dlaczego musisz przygotować firmę na KSeF?
Brak gotowości na nowy system e-faktur może oznaczać:
- Paraliż działalności gospodarczej – od 1/2/2026 dla dużych i od 1/4/2026 dla mniejszych organizacji, faktury niezarejestrowane w KSeF nie będą miały żadnej mocy
- chaos w obiegu dokumentów,
- opóźnienia w płatnościach,
- ryzyko kontroli ze strony KAS w związku z niedostosowaniem się do wymogu KSeF
Nowym wyzwaniem dla firm będzie również organizacja obiegu faktur pobranych z KSeF – zadbanie o to, aby dokumenty trafiły z systemu do właściwych osób w firmie lub kontrahentów.
Co możesz zrobić już teraz?
- Rozważ wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów (np. EasyDocs), który pozwoli Ci wygodnie wystawiać i przesyłać faktury do KSeF.
- Zaplanuj, jak dokumenty pobrane z KSeF będą trafiać do odpowiednich ścieżek akceptacji w firmie – np. przez główną księgową – z zachowaniem kontroli dostępu do danych poufnych.
- Zrób plan wdrożenia – nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę.
Potrzebujesz więcej informacji o KSeF i o tym, jak przygotować swoją firmę, odwiedź nasz profil na 👉LinkedIn