Jakie korzyści wynikają z przechowywania dokumentów w chmurze EasyDocs?
Przechowywanie dokumentów w chmurze to obecnie nie tylko wygodne, ale przede wszystkim bardzo opłacalne rozwiązanie dla firm. Coraz częściej firmy decydują się na przeniesienie swoich dokumentów do chmury ze względu na liczne korzyści.
- Bezpieczeństwo
W przypadku tradycyjnego przechowywania dokumentów na lokalnych serwerach, istnieje ryzyko utraty danych z powodu awarii sprzętu czy ataków hakerskich. Natomiast przechowywanie dokumentów w chmurze zapewnia bezpieczeństwo danych dzięki regularnym backupom oraz zastosowaniu wysokich standardów bezpieczeństwa. Główny datacenter EasyDocs obsługiwany jest przez IBM i zlokalizowany jest we Frankfurcie, a zapasowy datacenter to gdański CI TASK. System jest zduplikowany w obu datacenter, a dane klientów są kilkukrotnie zreplikowane oraz backupowane. Wszystkie dokumenty wprowadzane przez klientów sprawdzane są programem antywirusowym.
- Dostępność dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia
Przechowywanie dokumentów w chmurze pozwala na łatwe dzielenie się nimi z innymi pracownikami czy też partnerami biznesowymi bez konieczności wysyłania plików e-mail lub udostępniania plików przez inny sposób. Niezależnie, gdzie jesteś masz wszystkie dokumenty pod ręką. Dodatkowo możesz ustawić różne poziomy dostępu, kontrolować, kto ma możliwość przeglądania, edycji lub udostępniania dokumentów. To przyspiesza proces współpracy i ułatwia wymianę informacji.
- Oszczędność czasu i kosztów
Dzięki łatwemu dostępowi do dokumentów z każdego miejsca, oszczędzisz czas, który normalnie poświęciłbyś na szukanie i organizowanie dokumentów. Przechowywanie dokumentów online eliminuje konieczność przeszukiwania fizycznych plików i segregacji dokumentów. Możesz łatwo wyszukiwać i odnajdywać potrzebne dokumenty za pomocą funkcji wyszukiwania, tagowania lub filtrowania. To oszczędza cenny czas i pozwala skupić się na innych ważnych zadaniach. Przechowywanie dokumentów w chmurze eliminuje potrzebę drukowania, wysyłania i przechowywania dokumentów papierowych, co wiąże się z kosztami zarówno papieru, jak i miejsca do przechowywania.
- Łatwość i bezpieczeństwo
Przechowywanie dokumentów w chmurze pozwala na łatwe organizowanie dokumentów oraz dostosowywanie uprawnień dostępu dla różnych użytkowników. Dzięki temu, każdy pracownik ma dostęp tylko do tych dokumentów, do których ma uprawnienia, co zapewnia większe bezpieczeństwo danych. W EasyDocs są trzy poziomy dostępu, co pozwala na zachowanie pełniej kontroli nad tym, kto ma dostęp do danych dokumentów firmowych. Ponadto, w przypadku przechowywania dokumentów na papierze, istnieje ryzyko utraty dokumentów, co jest trudne do odzyskania, a w niektórych przypadkach może doprowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.
- Skalowalność i elastyczność
Przechowywanie dokumentów online zapewnia skalowalne rozwiązanie, które rośnie wraz z rozwojem firmy. Można łatwo dodawać nowe dokumenty, tworzyć struktury folderów, organizować dokumenty według kategorii i wprowadzać zmiany w dowolnym momencie. To daje elastyczność i możliwość dostosowania przechowywania dokumentów do bieżących potrzeb i wymagań firmy. Dodatkowo poprzez automatyzację procesów możesz zwiększyć efektywność firmy bez zwiększania etatów, monotonne procesy i działania zostaną zautomatyzowane.
Przechowywanie dokumentów w chmurze to rozwiązanie, które pozwala na zwiększenie bezpieczeństwa danych, oszczędność czasu i kosztów, łatwość zarządzania dokumentami oraz łatwy dostęp do dokumentów z każdego miejsca. Jeśli szukasz rozwiązania, które ułatwi przechowywanie i zarządzanie dokumentami w Twojej firmie, EasyDocs może okazać się idealnym wyborem. Platforma EasyDocs oferuje jeszcze wiele innych funkcji, które znacznie usprawnią Twoją pracę. Przenieś swoje dokumenty do online – to opłacalne, bezpieczne i wygodne rozwiązanie dla Twojej firmy.