DropZone
Podstawowym zadaniem EasyDocs jest usprawnienie obiegu dokumentów firmowych, czyli przechowywanie i obsługa m.in. faktur, rachunków czy umów. Co to przechowywanie dokładnie oznacza? Jak dokumenty trafiają do aplikacji? Jak je porządkować? O tym słów kilka.
Po zalogowaniu użytkownik trafia na PULPIT. Czytelny widok projektów ułatwia pracę na grupach dokumentów stworzonych według wybranego klucza, na przykład firmy, projektu, lokalizacji. Dla wygody można wybrać podgląd jednego projektu lub wszystkich. Następnie można dodać dokument. A co potem?
Gdzie
Dokumenty trafiają do DropZone danego projektu, czyli do okna z listą dokumentów i tam czekają na dalsze procesowanie. To, ile takich list będzie wyświetlał twój pulpit, zależy od tego, jak wiele prowadzisz projektów. Każdy z nich może mieć własny DropZone do gromadzenia i rozliczania dokumentów. Wykorzystując prosty filtr, wybierzesz DropZone z projektem, który potrzebujesz w danym momencie.
Jak
Nie ma znaczenia czy dokument, który chcesz wprowadzić do DropZone, jest w wersji elektronicznej, czy papierowej. To proste – elektroniczne przenosisz (kopiujesz/przeciągasz) z miejsca źródłowego (programu pocztowego/folderu) do okna zatytułowanego Dokumenty projektu widocznego w przestrzeni DropZone. Dokumenty w formie papierowej skanujesz i dalej postępujesz jak w przypadku dokumentów elektronicznych. Najszybciej jednak będzie, jeśli poprosisz swoich kontrahentów, by wysyłali dokumenty w formie elektronicznej na specjalnie utworzony adres DropZone przypisany do projektu, przy którym współpracujecie. Wówczas dokumenty od razu trafią na listę do zweryfikowania. Twoi współpracownicy natomiast mogą mieć dostęp do samej aplikacji EasyDocs i wszystkie udokumentowane wydatki czy otrzymane dokumenty mogą importować bezpośrednio z urządzeń mobilnych (iOS, Android).
Po co
Dokument, który znalazł się w DropZone, zostaje „zauważony” przez algorytmy EasyDocs. Algorytmy podejmują próbę odczytania istotnych danych, a sam dokument jest gotowy w oknie Dokumenty do zweryfikowania i czeka, aż go sprawdzisz i zdecydujesz, co dalej. Jeśli zaimportujesz dokument do EasyDocs, tylko raz będziesz go weryfikować. Kiedy się upewnisz, że algorytmy prawidłowo odczytały i opisały dane z dokumentów, wszystkie dalsze czynności nie będą wymagały powrotu do pliku źródłowego. Przelewy, analizy, raporty będą działy się niemal automatycznie z wykorzystaniem danych pochodzących z dokumentu. To mechanizm, który oszczędza twój czas, gdyż zdejmuje z ciebie konieczność analizowania dokumentu za każdym razem, gdy trzeba wyciągnąć z niego jakąś informację.
Dlaczego
Zakładamy, że nie masz czasu szukać dokumentów wśród setek maili, w papierowych teczkach, portfelu, na biurkach współpracowników. Kiedy dodasz je do odpowiedniego DropZone, będą czekać aż znajdziesz czas, by je opracować. Tylko jeden raz. Potem masz pod ręką gotowe dane, uporządkowane i zarchiwizowane dokumenty, które szybko wyszukasz w razie potrzeby. My skróciliśmy czas poświęcany na przeglądanie dokumentów o 80%.