Jak EasyDocs pomaga uporządkować dokumenty finansowe w firmach zajmujących się wynajmem nieruchomości oraz usprawnia płatności.
Problem
Firma wynajmująca nieruchomości ma w portfelu 11 lokali. Poza przygotowaniem ich pod wynajem jest zobowiązana także do napraw gwarancyjnych elementów wyposażenia, od zwyczajnej wkładki w zamku po AGD. Przy tej liczbie w pełni wyposażonych mieszkań trudno zapamiętać, który podwykonawca montował dane urządzenie, gdzie są jego dane, kiedy odbyła się ostatnia naprawa, czy sprzęt nadal je objęty gwarancją itd.
Ponadto do firmy spływają faktury kosztowe zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Każdego miesiąca właściciel firmy zagląda do nich kilka razy: wyszukując dane do płatności, ręcznie przygotowując przelewy – przy czym niezbędna jest także weryfikacja danych – czy kompletując dokumenty dla księgowości po zakończeniu miesiąca. Biuro rachunkowe natomiast musi czekać na dokumenty, które nie zawsze otrzymuje odpowiednio wcześnie, by uwzględnić je w kosztach poprzedniego miesiąca. Ze strony księgowości zdarzają się także pomyłki, polegające na niepoprawnym przypisaniu kosztów do danej nieruchomości.
Rozwiązanie
Po założeniu konta w EasyDocs, każdej nieruchomości został przypisany jeden projekt, widoczny na głównym pulpicie aplikacji. Do każdego projektu (konkretnej nieruchomości) zaczęły trafiać wyłącznie te dokumenty, które go dotyczyły. Czy to wysyłane na przypisany do projektu adres e-mail, czy przesyłane bezpośrednio z telefonu (aplikacja na iOS i Android). Każdy dokument kosztowy jest dostępny w odpowiednim folderze w aplikacji EasyDocs i gotowy do przetwarzania. Narzędzie wykorzystuje do tego sztuczną inteligencję EasyDocs® AI, która odczytuje dane potrzebne do skatalogowania dokumentów, przygotowania płatności oraz przeprowadzenia podstawowych analiz rentowności wynajmu. Tak posortowane i przygotowane dane można szybko zweryfikować, a następnie jednym kliknięciem wygenerować plik do importu przelewów do banku. Aby skrócić ścieżkę przekazywania dokumentów do biura rachunkowego, dostęp do aplikacji otrzymał także księgowy. Dzięki temu może pobierać dokumenty bezpośrednio z systemu zaraz po tym, jak zostaną do niego zaimportowane (o czym informuje go krótki e-mail). Co więcej dane odczytane z dokumentów mogą być w dowolnym momencie wyeksportowane do Excela i tam poddane dalszej analizie. Poza porządkowaniem i rozliczaniem przychodzących dokumentów finansowych, firma wykorzystuje EasyDocs także do wystawiania faktur za czynsz i za pomocą aplikacji wysyła je do najemców. Dzięki temu faktury wystawiane są zawsze w tym samym czasie, a ich opłacenie jest na bieżąco odnotowywane.
Korzyści
- Wynajmujący oszczędza czas na czynnościach, które zautomatyzował EasyDocs (jedno miejsce przechowywania dokumentów, dane odczytuje sztuczna inteligencja, koniec ręcznych przelewów)
- Wszystkie koszty związane z lokalami są kontrolowane na bieżąco.
- Księgowość zawsze wie do jakich lokali należy przypisać konkretne koszty.
- Księgowość otrzymuje dokumenty w ciągu całego miesiąca, z zachowaniem terminów rozliczeń. Ewentualne uwagi są konsultowane w polu “komentarz”.