Automatyzacja płatności oraz obiegu dokumentów w firmach deweloperskich
Jak w firmach deweloperskich można usprawnić rozliczenia, płatności oraz obieg dokumentów finansowych między managerami a księgowością.
Problem
Projekty realizowane są w ramach spółki operacyjnej. Gdy osiągną odpowiedni etap, trafiają do spółki celowej stworzonej specjalnie na potrzeby danego projektu.
Zanim jednak projekt zyska status pozwalający na przeniesienie go do spółki celowej, mogą upłynąć miesiące a nawet lata. W tradycyjnym modelu managerowie pracujący zarówno w biurze, jak i w terenie, dokumenty kosztowe przekazują do księgowości po zakończeniu tygodnia lub miesiąca. Zatem pełne zestawienie kosztów możliwe jest dopiero po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów. To powoduje, że zwykle dopiero pod koniec kolejnego miesiąca można stwierdzić, jakie nakłady i na co zostały poniesione. Potrzebne było więc rozwiązanie, dzięki któremu managerowie mogliby na bieżąco przekazywać dokumenty kosztowe do księgowości, co pozwoliłoby śledzić wydatki i szybciej zaplanować inwestycje w kolejnym etapie projektu. Aby tak było, informacje o wydatkach ponoszonych na dany projekt, powinny być księgowane na przypisanym mu koncie analitycznym. Dzięki temu firma kontroluje środki przeznaczane na development (tzw. DEVEX), a wartość księgowa projektów, które mają zostać przeniesione do spółki celowej, jest łatwa do oszacowania.
Rozwiązanie
Wszystkie projekty i spółki umieściliśmy na jednym pulpicie EasyDocs. Managerowie na bieżąco mogą przypisywać koszty do odpowiednich projektów (tagami lub wprowadzając dokumenty kosztowe do utworzonych folderów projektów). Na etapie wprowadzenia dokumentu do systemu, manager określa również rodzaj kosztu według ustalonej metodologii (np. dzierżawa, decyzja lokalizacyjna, decyzja środowiskowa, przyłącza, prace projektowe, prace budowlane itd.) Dzięki temu koszty danego projektu widoczne są od razu. Dodatkowo zarekomendowaliśmy udostępnienie aplikacji EasyDocs pracownikom biura rachunkowego, aby mogli księgować koszty w ciągu całego miesiąca, co pozwala łatwiej i szybciej zaplanować dalsze nakłady finansowe dla projektów. O nowych dokumentach w systemie, terminach płatności czy pilnych płatnościach zlecanych przez managerów projektu, dział księgowości jest informowany wiadomościami e-mail lub powiadomieniami pop-up w aplikacji EasyDocs. Dane z dokumentów dodanych do systemu są automatycznie odczytywane przez algorytm EasyDocs® AI, następnie weryfikowane przez osoby uprawnione i gotowe do wygenerowania raportów, exportu do sytemu FK lub przygotowania koszyka płatności do importu w banku. A to wszystko jednym kliknięciem. Informacja o dokumentach wymagających opłacenia wysyłana jest do osoby uprawionej do autoryzacji przelewów. Usprawnienie obiegu dokumentów pozwoliło skrócić czas od dodania dokumentu kosztowego do jego opłacenia nawet do kilkunastu minut.
Wdrożenie
System umożliwia nadanie uprawnień do wybranych funkcji EasyDocs współpracownikom, kontrahentom oraz innym członkom projektu. Każdy uczestnik projektu ma zatem dostęp tylko do tych informacji, które są mu niezbędne. Wdrożenie EasyDocs zwykle zajmuje jeden do kilku dni. Dzięki opracowanym procedurom oraz wzorom komunikacji wdrożenie nie wymaga dodatkowych nakładów finansowych.