Kreator obiegu dokumentów w EasyDocs!

Wychodząc naprzeciw potrzebom zgłaszanym przez wielu Klientów rozbudowaliśmy EasyDocs o funkcjonalność obiegu dokumentów. 

Dzięki temu można będzie: 

• Ułożyć, precyzyjnie dla specyfiki firmy lub jej działów, indywidualne ścieżki akceptacji, płatności, przekazywania dokumentów do księgowości;
• Ułatwić obieg przez automatyczne przypisanie dokumentu do danej ścieżki i czytelne ramy odpowiedzialności poszczególnych osób na danym kroku ścieżki; 
• Uporządkowaćproces poprzez systemowy wymóg zadziałania wskazanych osób na danym etapie obiegu; 
• Obserwować i Kontrolować na jakim etapie jest dany dokument; 
• Dostosować przepływ dokumentów do wymogów i specyfiki KSeF.

Aktualne dostępy do archiwalnych plików zostaną zachowane. 

Co się zmieni? 

Dochodzą dwie nowe role użytkownika: 

Manager Skrzynki – każdy administrator w systemie lub wskazana przez administratora osoba. Widzi wszystkie dokumenty w danym segregatorze i może przypisywać dokument do ścieżki lub z niej wycofywać. Może przenosić do kosza niepotrzebne w ED dokumenty. 

Opiekun Ścieżki – osoba mianowana opiekunem ścieżki utworzonej przez administratora firmy. Może edytować ścieżkę i cofać dokument do Skrzynki Odbiorczej. Domyślnym opiekunem pierwszej ścieżki jest pierwszy aktywny Administrator firmy. 

Odchodzimy od uprawnień użytkowników  U1/U2/U3 na rzecz osobowego dostępu do danego dokumentu.

O widoczności dokumentu dla osoby oraz zakresu czynności w krokach obiegu dokumentu decydować będzie przypisanie do danej Ścieżki Obiegu. 

Skrzynka Odbiorcza – zmienia się na nazwa kafelka na Pulpicie „Dropzone i dokumenty do zweryfikowania” na „Skrzynka Odbiorcza” – funkcjonalność pozostaje taka sama, tutaj trafiają wszystkie dokumenty zaimportowane do systemu, będą widoczne dla osoby wprowadzającej dokument i Managera Skrzynki. 

Zmiany dla dotychczasowego U1: nic się nie zmienia, nadal wrzuca dokument i może wypełnić część formularza OCR, nie będzie mógł skasować dokumentu. 

Zmiany dla dotychczasowego U2: powstanie domyślna ścieżka o nazwie “Ścieżka U2”, do której Manager Skrzynki będzie mógł przypisać nowy dokument – uczestnikami ścieżki będą dotychczasowi U2 i U3. 

Zmiany dla dotychczasowego U3: powstanie domyślna ścieżka o nazwie “Ścieżka U3”, do której Manager Skrzynki będzie mógł przypisać nowy dokument – uczestnikami ścieżki będą dotychczasowi U3. 

Dostęp do historycznych dokumentów sprzed nowej Skrzynki  zostanie zachowany przez przypisanie do jednej z domyślnych ścieżek. 

Dostęp dla nowych użytkowników do historycznych dokumentów jest regulowany w ustawieniach ścieżki, gdzie dla każdego użytkownika można mu zdefiniować widoczność historyczną.

Zmieni się też wygląd Pulpitu – “Dokumenty w Segregatorze”, “Dokumenty wymagające akceptacji” oraz “Dokumenty do opłacenia”, zostaną zastąpione nowym kafelkiem “Dokumenty w obiegu”: 

Kafelek “Zlecenia płatności” zostanie zastąpiony “Asystentem zleceń płatności” a status opłacenia pojawi się w kafelku “Dokumenty w obiegu”. 

Powstanie nowy kafelek “Asystent obiegu dokumentów”, do zarządzania strukturą ścieżek: 

Co muszę zrobić? 

Nikt nie musi nic robić. Zadbaliśmy o to, aby obecni użytkownicy w możliwie najmniejszym stopniu odczuli tę znaczącą zmianę.  

Jeżeli jesteś Administratorem firmy to możesz tworzyć ścieżki i mianować Managerów Skrzynki. 

Jeżeli jesteś Managerem Skrzynki lub wrzucasz dokument to możesz go przypisać do wybranej ścieżki.  

Funkcjonalność obiegu dokumentów zostanie włączona w marcu 2025 roku. 

W razie pytań lub uwag służymy pomocą na bieżąco – zapraszamy do kontaktu poprzez Helpdesk na stronie EasyDocs (https://app.easydocs.pl/helpdesk) 

Pozdrawiamy, 
Zespół EasyDocs 

FAQ #1 – Czym jest Ścieżka Obiegu Dokumentów w EasyDocs? 

Ścieżka Obiegu Dokumentów to proces przepływu nowego dokumentu między odpowiednimi osobami i etapami (Weryfikacja, Akceptacja, Płatności, Księgowanie, Wymiar kontrolingowy, Powiadomienie, Warunek). Dzięki niej dokumenty trafiają automatycznie do właściwych osób zgodnie z ustalonym schematem akceptacji i realizacji. 

FAQ #2 – Jak ustawić Ścieżkę Obiegu Dokumentów w EasyDocs? 

Nową ścieżkę Administrator firmy może stworzyć w Asystencie Obiegu – kafelek na Pulpicie ED, korzystając z Kreatora Ścieżek, gdzie:  

• określi etapy,  
• przypisze odpowiedzialne osoby,
• ustalisz reguły akceptacji.

Po zapisaniu może ją wybrać podczas weryfikacji dokumentu, kierując go automatycznie do właściwych osób zgodnie z ustalonym procesem. Może także skorzystać z gotowych ścieżek podstawowych, dostępnych w ED, aby szybko wdrożyć obieg dokumentów bez konieczności tworzenia własnej konfiguracji. 

FAQ #3 – Jak zarządzać ścieżką obiegu dokumentów w EasyDocs przez Opiekuna Ścieżki? 

Opiekun Ścieżki ma pełny wgląd i możliwość edycji kroków ścieżki w Asystencie Obiegu. Może zmieniać przypisania, modyfikować etapy oraz dostosowywać ich właściwości. Dzięki temu zapewnia sprawny przebieg dokumentów i szybko reaguje na zmiany w zespole. Panel dostępny jest w: Pulpit -> Asystent obiegu -> Dana ścieżka z listy. 

FAQ #4 – Jak poruszać się na Ścieżce Obiegu Dokumentów w EasyDocs? 

W tabeli Obieg dokumentów na Pulpicie widzisz dokumenty, do których jesteś przypisany/a w ścieżkach obiegu. Znajdziesz tu czytelny widok etapów, osób odpowiedzialnych i statusów, co umożliwia szybkie monitorowanie postępu. Możesz w łatwy sposób sprawdzić, na jakim etapie jest dokument, kto powinien podjąć działanie oraz czy termin realizacji został zachowany. Aby uzyskać jeszcze więcej szczegółów, kliknij w schemat obiegu – zobaczysz dokładny podgląd, w którym etapie aktualnie znajduje się dokument i kto jest za niego odpowiedzialny. Kolory statusów pomagają w ocenie zgodności procesu z wyznaczonym terminem:

• Zielony – dokument jest przetwarzany zgodnie z harmonogramem.
• Pomarańczowy – zbliża się termin realizacji etapu. 
• Czerwony – termin został przekroczony, wymagana natychmiastowa reakcja. Dzięki tym funkcjom masz pełen wgląd w obieg dokumentów i możesz szybko podejmować właściwe decyzje.