5 sposobów na usprawnienie zarządzania dokumentami z EasyDocs
Obieg dokumentów to krwiobieg każdej organizacji. Niestety, zbyt wiele firm zmaga się z nieefektywnym zarządzaniem tym kluczowym procesem. Bałagan, opóźnienia i brak przejrzystości to tylko niektóre z problemów, które można łatwo wyeliminować. Jak? Poniżej przedstawiamy pięć pomysłów, które mogą zmienić Twoje podejście do tego tematu.
1. Zamień archiwa na inteligentne bazy danych
Tradycyjna archiwizacja dokumentów, nawet w formie cyfrowej, to dla wielu firm standard. Jednak przekształcanie dokumentów w dane za pomocą technologii pozwala nie tylko na ich wygodne przeglądanie, ale przede wszystkim – na analizę danych zawartych w dokumentach. Zamiast przechowywać faktury jedynie jako pliki PDF, możesz wyszukiwać konkretne informacje, porównywać wartości i generować raporty bez konieczności otwierania każdego pliku. To znacząco przyśpiesza pracę z dokumentami.
2. Automatyczne przepływy pracy (workflow)
Zarządzanie dokumentami to nie tylko ich przechowywanie, ale także śledzenie, kto, kiedy i w jakim zakresie je przetwarzał. Zamiast ręcznie wysyłać dokumenty do odpowiednich osób lub tworzyć listy zadań, zautomatyzuj cały proces. Systemy takie jak EasyDocs pozwalają na zdefiniowanie schematów akceptacji dokumentów, które mają zostać zaksięgowane lub opłacone. Masz pewność, że wszystko przebiega zgodnie z ustalonym procesem, a ryzyko zagubienia dokumentów lub opóźnienia płatności zostaje zminimalizowane.
3. Zadbaj o gotowość do audytu
Audyt to jedno z tych wyzwań, które często wywołuje stres i dezorganizację w firmie. Zamiast się go obawiać, warto być do niego przygotowanym. Dzięki EasyDocs przechowywanie, porządkowanie i szybki dostęp do dokumentów stają się proste. W EasyDocs samodzielnie ustawiasz przypomnienia o aktualizacjach, co pozwali Ci uniknąć niespodzianek i niepotrzebnych komplikacji. Dzięki temu Twoja firma jest zawsze gotowa na audyt.
4. Ułatw komunikację
EasyDocs wprowadziło możliwość komentowania i zadania pytań osobom z zespołu, księgowości bezpośrednio w dokumentach, co eliminuje konieczność tworzenia długich wątków mailowych. Czat jest przypisany na stałe do dokumentu.
5. Personalizowane raporty – zarządzaj danymi, a nie dokumentami
Ostatni, ale jeden z najważniejszych elementów nowoczesnego zarządzania dokumentami to przejście od myślenia o nich jako o katalogu plików, do traktowania ich jako zbiór danych, którymi można zarządzać. Użytkownicy EasyDocs mogą w każdej chwili generować raporty z danych zawartych w dokumentach, co pozwala na podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych. Nie musisz już uzupełniać Excela – teraz jednym kliknięciem generujesz raport, który dostarcza informacje, których potrzebujesz.
Zarządzanie dokumentami to klucz do efektywności każdej firmy. Dzięki odpowiednim narzędziom możesz uprościć procesy i zwiększyć produktywność. Już dziś wprowadź zmiany, które przyniosą realne korzyści!