Nowa funkcjonalność: EasyDocs już dla wszystkich rodzajów dokumentów
Jedno miejsce przechowywania nie tylko dokumentów finansowych, ale wszystkich, które dotyczą firmy? Pełna usługa od EasyDocs jest już dostępna. Dlaczego warto było na nią czekać?
Obsługa dokumentów firmy to tylko część obowiązków, jaka spoczywa na właścicielach, menedżerach czy pracownikach. Ale to część monotonna, powtarzalna i dla skrupulatnych. Utrzymanie porządku w dokumentach, nawet jeśli nie stanowi problemu, wymaga czasu, uważności i często dużych pokładów cierpliwości. Wszystko po to, by znalezienie potrzebnych informacji zajmowało tylko chwilę. Kiedy prowadzimy dokumentację częściowo w formie analogowej, a częściowo cyfrowej, utrzymanie porządku i dostępności dla każdego zainteresowanego jest niemal niewykonalne. Tym bardziej, kiedy pracujemy w trybie hybrydowym lub jeździmy w delegacje.
Rozwiązanie uniwersalne
Dzięki rozbudowaniu możliwości EasyDocs, umowy, korespondencja i wszystkie dokumenty firmowe mogą być digitalizowane i przechowywane w platformie tak jak dotychczas dokumenty finansowe. Mechanizm jest taki sam, czyli wprowadzamy dokument do EasyDocs (skanując, mailowo lub przenosząc z folderu). Następnie dzięki optycznemu rozpoznawaniu znaków (OCR) dane są pobierane z dokumentu, a on sam zostaje skatalogowany w odpowiednim miejscu. Naturalną konsekwencją nowej funkcjonalności jest możliwość przechowywania wszystkich dokumentów dotyczących jednego projektu w tym samym miejscu (umowy, rachunki, raporty), co przyspiesza sięgnięcie po cały komplet danych w dowolnej chwili. Dokumenty są powiązane, co pozwala na podgląd wszystkich plików dotyczących danego kontrahenta, gdy pracujemy na wybranych z nich, np. weryfikujemy faktury. Co ważne, dokumenty finansowe można przypisać do umowy z danym kontrahentem czy do każdego innego dokumentu, który należy do projektu.
Nowa funkcjonalność otwiera więcej możliwości niż się wydaje. Bezpośredni dostęp do historii korespondencji i kosztów, warunków współpracy, pozwoli lepiej zarządzać czasem i budżetem projektów, porównywać rentowność działań. Pakiet dokumentów dostępnych w EasyDocs ułatwi pracę także nowym pracownikom i będzie dla nich formą wprowadzenia do dotychczasowych zadań. Nową funkcjonalność docenią wracający z urlopów wypoczynkowych, zdrowotnych czy macierzyńskich. Uporządkowane dokumenty skrócą ścieżkę komunikacji i pozwolą przejść płynnie do ważniejszych zadań niż szukanie zaległych faktur do opłacenia.