Dlaczego boimy się digitalizacji?
Digitalizacja w 2022 roku nie jest już opcją, a zmianą obowiązkową dla tych przedsiębiorców, którzy rozumieją, że to inwestycja, która będzie sprzyjać rozwojowi firmy. Na czym dokładnie polega? To nic innego jak przekształcenie dokumentu papierowego w elektroniczny. Czy zatem jest się czego obawiać?
Takie wątpliwości miewają przedsiębiorcy, którzy przez lata pracy przyzwyczaili się do klasycznego modelu obsługi dokumentów firmowych. Wydrukowane i posegregowane faktury i umowy, teczki, kuwetki i szafy do ich przechowywania, spędzające sen z oczu zamknięcie miesiąca i tak dalej. Przedsiębiorcy z młodszego pokolenia raczej nie będą mieli podobnego podejścia i problemów. Urodzeni w czasach telefonów komórkowych, intuicyjnie obsługujący komputery już jako dzieci naturalnie poszukują rozwiązań, które wybawią ich od wykonywania żmudnych i powtarzalnych czynności. Oni chcą się skupić na biznesie, a nie na przekładaniu papierków.
Czy digitalizacja gryzie?
Oczywiście – jak wszystko, czego nie znamy. Ale wyjście ze strefy komfortu będzie najbardziej efektywną inwestycją każdego przedsiębiorcy, który utknął w konserwatywnym podejściu do prowadzenia firmy. Dlaczego więc digitalizacja postrzegana jest jak problem, a nie rozwiązanie problemów? Jednym z powodów może być obawa przed tym, czy sobie poradzimy, czy opanujemy obsługę nowego narzędzia. Kolejnym może być wyobrażenie o dużych kosztach, konieczności przygotowania pracowników do pracy w nowym systemie, czas poświęcony na wdrożenie nowych rozwiązań. Czyli cała lista obaw, która wynika wyłącznie z niewiedzy. O digitalizacji nie należy myśleć jak o problemie, a inwestycji.
Liczy się podejście
Szefa, managera, przełożonego. Jego inicjatywa i pewność, że digitalizacja jest słusznym kierunkiem, zainspiruje nieprzekonanych, a tych, którzy idą z duchem czasów, upewni, że znaleźli się w dobrym miejscu. A im bardziej zaangażowany zespół, tym większa szansa na powodzenie i skierowanie firmy na tory prowadzące do rozwoju. Digitalizacja bowiem jest inwestycją nie tylko w technologie, ale także w ludzi. To oni na co dzień wykonują zadania, które ograniczają ich możliwość doskonalenia zawodowego, ponieważ poświęcają czas na czynności, które łatwo można zautomatyzować. A w dobie pandemii brak digitalizacji i automatyzacji dały się szczególnie we znaki. Praca zdalna obnażyła zacofanie w wielu firmach. Nagle okazało się, że zdalny dostęp do dokumentów firmowych pozwoliłby kontynuować wiele działań z każdego miejsca i z zachowaniem pełnej komunikacji między pracownikami. A sama automatyzacja procesów zaoszczędziłaby wiele pieniędzy na wykonywanie nierentownych działań, które w przypadku małych i średnich firm bardzo szybko przekładają się na odczuwalne straty finansowe.
Co daje digitalizacja?
Jej celem jest przede wszystkim poprawienie komfortu pracy. Nie tylko osób zarządzających, ale także tych, którzy realnie każdego dnia są odpowiedzialni za obieg firmowych dokumentów i każdego dnia pracują na danych, które z nich pochodzą. Co jeszcze?
- Łatwiejsza i szybsza obsługa kontrahentów niezależnie od miejsca wykonywania pracy
- Jedno miejsce przechowywania dokumentów
- Wyższy poziom bezpieczeństwa danych dzięki backupom
- Dostęp do danych dla każdego, o każdej porze i z każdego miejsca
- Czas na samorozwój, pracę nad ofertą, kontakt z klientem
- Pozycjonowanie się jako firma nowoczesna, atrakcyjna dla nowych klientów i wykwalifikowanych pracowników
- Bieżąca analiza zysków i strat pozwalająca przygotowywać strategie biznesowe w oparciu o najświeższe dane
A to tylko część korzyści, które są uniwersalne dla wielu branż. Cyfryzacja jest rozwiązaniem optymalnym dla małych i średnich przedsiębiorców. Szereg procesów, które można przeprowadzić szybciej i łatwiej (a więc taniej) dzięki digitalizacji jest weryfikowalny na co dzień. Natomiast narzędzia, które warto wykorzystać w tym celu są dostępne na wyciągnięcie ręki a ich koszt niewspółmiernie niski w porównaniu z długofalowymi korzyściami. Czas wdrożenia? W przypadku EasyDocs będzie to kilka godzin. Warto zasięgnąć opinii współpracowników, pracując na wersji próbnej dostępnej bezpłatnie przez 30 dni. To wystarczający czas, by przetestować narzędzie w konkretnym środowisku, nauczyć się go i ocenić, ile codziennych procesów może usprawnić: opracowywanie danych z dokumentów, zlecanie przelewów, przygotowywanie raportów, planowanie zadań dla zespołu czy po prostu rozliczenie delegacji.