Dlaczego powstał EasyDocs?

Od przeszło 10 lat nasza działalność koncentruje się wokół doradztwa biznesowego, administracji i zarządzania finansami. Proxy Partners powstało 5 lat temu, aby dostarczać kompleksowe usługi administracji farmami wiatrowymi. Zaczynaliśmy od administracji 2 projektami, obecnie administrujemy i zarządzamy finansami kilkunastu podmiotów (różne branże i formy prawne).

Wzrost skali działalności wymagał opracowania metodologii obiegu dokumentów oraz ich katalogowania abyśmy w każdym momencie wiedzieli, gdzie dany dokument jest, czy został rozliczony, przekazany do księgowości, etc.… w skrócie: aby był porządek.

Jak się okazało, administracja dokumentami i nadzorowanie płatności należy do najbardziej powtarzalnych czynności, jakie wykonujemy w Proxy. Czynności, które są monotonne i wraz ze wzrostem naszych klientów, zajmowały nam coraz więcej czasu i energii.

Czasu i energii, która może być wykorzystana na rozwój biznesu albo po prostu na przyjemniejsze czynności, niż katalogowanie dokumentów, raportowanie i płatności bankowe.

Zbieranie dokumentów w jednym miejscu, opisywanie ich, tworzenie zestawień i raportów na ich podstawie wymagało każdorazowego zajrzenia do każdego z tych dokumentów… na koniec miesiąca wszystkie dokumenty razem trzeba było przekazać do księgowości

Co jeśli każdy dokument oglądałoby się tylko raz? A potem te dane byłyby dostępne na klik.

Postanowiliśmy zautomatyzować najbardziej powtarzalne czynności i stworzyliśmy EasyDocs.

Dokumenty do systemu trafiają poprzez: e-mail z załącznikami, aplikację mobilną lub wrzucane są w DropZone (drag-and-drop na stronę www EasyDocs).

Jeśli jakiś dokument jest nowy dla EasyDocs, oznaczamy obszary z informacjami nas interesującymi, za kolejnym razem algorytmy EasyDocs starają się odczytać te informacje automatycznie.

Dokumenty automatycznie przetworzone czekają na weryfikację przez człowieka, która sprowadza się często do potwierdzenia, że dokument został zinterpretowany poprawnie.

Zweryfikowane dane są dostępne w formie prostych raportów, do wygenerowania w dowolnym momencie:

• rozliczanie wydatków,
• raporty dokumentów do opłacenia,
• pliki pozwalające import paczek przelewów do banku,
• raporty dowolne,
• jeden folder dla księgowych na koniec miesiąca lub dostęp real-time do dokumentów wrzucanych do EasyDocs,
• a wkrótce dużo więcej ciekawych funkcji.

Szacujemy, że dzięki EasyDocs skróciliśmy czas poświęcany na te monotonne i powtarzalne czynności o 80%!!!

Tak! – zamiast tego uprawiamy nasze dyscypliny sportu, spędzamy więcej czasu z rodziną, wyjeżdżamy na epickie wyprawy albo po prostu koncentrujemy się na tym, jak rozwijać biznes i doskonalić EasyDocs.

Sprawdź, zarejestruj swoją firmę i zobacz, czy EasyDocs również Tobie może oszczędzić tyle czasu.