Na Pulpicie EasyDocs w obszarze dodawania dokumentów, kliknij w pomarańczową ikonę „zweryfikuj dokument”, wówczas otworzy się formatka z polami po lewej stronie oraz zdjęciem dokumentu po prawej.
Twoim zadaniem jest zweryfikowanie lewej strony danymi z dokumentu.
Na początku podaj parametry ogólne:
Następnie przejdź do pól dokumentu:
Na liście w Dropzone dokument powinien zmienić status na oczekujący na zatwierdzenie.
Jeśli masz uprawnienia wyższe niż podstawowe, możesz zatwierdzać dokumenty uprzednio zweryfikowane lub zweryfikować i zaakceptować je w jednym kroku.
Dodawanie faktury korygującej do systemu odbywa się w taki sam sposób jak w przypadku innych faktur.
Aby wprowadzić operację finansową, która nie ma formy dokumentu kosztowego, np. opłata skarbowa czy przelew podatkowy, w EasyDocs możesz użyć funkcję "Zlecenia płatności".
Tak, dodajemy je tak samo jak koszty, na etapie weryfikacji zmieniamy typ dokumentu na dokument przychodowy na samej górze formularza po lewej stronie.
W aplikacji EasyDocs można też wystawić faktury sprzedażowe.
Nazwy dokumentów w EasyDocs generują się automatycznie na podstawie danych, które zostały zaakceptowane na etapie weryfikacji.
Foldery, do których trafiają dokumenty biorą się za daty wystawienia dokumentu więc jeśli dokument trafił np. do folderu 2023-02 to znaczy, że w polu "Data wystawienia" ma rok 2023 i miesiąc 02.
Aby "przenieść" dokument do innego folderu należy go otworzyć i dokonać edycji daty wystawienia, która znajduje się w lewym panelu podglądu na końcu formularza.
Podczas rejestracji zakładamy konto dla firmy w EasyDocs, gdzie każda firma może posiadać wiele segregatorów. Segregator może odpowiadać konkretnemu projektowi lub oddziałowi firmy, co pozwala na oddzielenie dokumentów i użytkowników dla każdego projektu lub oddziału. Innymi słowy, mamy jedną firmę, ale chcemy, aby każdy projekt lub oddział miał odrębne dokumenty i użytkowników. Możliwe jest, że jeden użytkownik będzie miał dostęp do wszystkich projektów, ale nie jest to konieczne. Struktura firmy może być dostosowana według potrzeb i preferencji.
Aby zmienić uprawnienia użytkownika należy wejść w zakładkę „Segregatory” -> „Poziomy uprawnień”, kliknąć w użytkownika, przytrzymać i przeciągnąć go na inny poziom.
Będąc zalogowanym jako Administrator firmy, w menu pionowym wybierz "Segregatory" i tutaj zakładkę "Osoby w firmie".
Kliknij przycisk "Zaproś nowego użytkownika" i wybierz segregator (lub kilka), do których chcesz go przypisać oraz podaj jego adres email i wyślij zaproszenie klikając przycisk "+".
Użytkownik automatycznie dostanie emaila z linkiem do aktywacji konta.
Jeżeli nowododana osoba ma mieć poziomy dostępu wyższe niż podstawowe to możesz od razu ustawić je wybierając zakładkę "Moje segregatory", kliknąć na wiersz danego segregatora i przenieść osobę do odpowiedniej sekcji.
Aby nadać funkcję należy wejść w „Osoby w Twoich firmach”. Następnie po wyświetleniu listy osób po prawej stronie są 3 kropeczki, trzeba je rozsunąć i wybrać funkcję użytkownika, dostępne są „Administrator” (osoba, która może edytować ustawienia i widzi wszystko, lub „Księgowość” dla tej osoby pojawiają się dodatkowe pola, jeżeli EasyDocs jest zintegrowany z Państwa systemem księgowym. Rolę może nadawać i zmienić tylko administrator.
Każdy nowo dodany użytkownik otrzymuje najniższe uprawnienia i widzi tylko swoje dokumenty oraz nie może edytować ustawień firmy.
Poziomy uprawnień są ustawiane na poziomie segregatora, więc trzeba w każdym z osobna przypisać danego użytkownika do danej roli.
Na pulpicie EasyDocs znajdziesz opcję „Asystent płatności”. Kliknij na nią, a następnie zaznacz dokumenty, które chcesz opłacić. (Dokumenty, które zostały już opłacone lub wymagają dodatkowej akceptacji, będą oznaczone na szaro i nie będą możliwe do opłacenia).
Wybierz numer konta, z którego chcesz dokonać płatności, oraz ustaw datę przelewu. Masz kilka opcji do wyboru: „dziś”, „jutro”, „terminy płatności dokumentów”, „3 dni przed terminem płatności” oraz ręczny wybór daty.
Następnie wybierz, czy chcesz utworzyć paczkę zip z dokumentami, zestawienie płatności w formacie Excel oraz czy chcesz oznaczyć dokumenty jako opłacone. Kliknij przycisk „Wykonaj”, a zostanie wygenerowany plik z paczką przelewów, który trzeba następnie zaimportować do banku.
To, że dokument został opłacony można zaznaczyć podczas weryfikacji, w podglądzie już zaakceptowanego dokumentu oraz w tabeli dokumentów w zakładce Akcje.
W EasyDocs do wyboru mamy pięć metod płatności:
Trzeba pamiętać, że kompensata to jedynie „znacznik” i po wybraniu tej opcji do dokumentu nie zostanie automatycznie podpięty żaden dokument mówiący o tym, że taka kompensacja miała miejsce.
Do każdego dokumentu można natomiast dodać załącznik (załączniki), który pozwoli np. na podpięcie dokumentu kompensaty, czy też pliku z potwierdzeniem realizacji przelewu, dzięki czemu zawsze po wejściu w podgląd danego dokumentu będziemy mieć do dyspozycji wszystkie potrzebne dane.
Obecnie można to zrobić używając "Zleceń płatności". Są one dostępne na głównym ekranie każdego segregatora. Możesz dodać zlecenia płatności np. dla Jan Kowalski na dany numer konta i kwotę, a w następnym miesiącu wybrać opcję „Ponów” dla danego zlecenia i jedynie edytować kwotę do przelewu. Takie zlecenia płatności można następnie zawrzeć w paczce przelewów do banku i opłacać razem z innymi dokumentami kosztowymi.
Zmiany metody płatności dokonasz w zakładce „Akcje” (https://app.easydocs.pl/actions/) poprzez odznaczenie kwadracika w kolumnie „Opłacony” i ponowne zaznaczenie z odpowiednią metodą płatności.
Aby wystawić dokument sprzedażowy należy wejść w zakładkę „Sprzedaż”, a następnie wybrać „Nowa faktura” i uzupełnić formularz wystawienia faktury. Wygenerowany dokument możesz pobrać lub wysłać mailem bezpośrednio z sytemu. Aby dodać swoje produkty bądź usługi należy ponownie wejść w zakładkę „Sprzedaż” i wybrać „Moje produkty/usługi” i uzupełnić pola.
Faktury zostaną automatycznie posegregowane w folderze „wygenerowane faktury” według daty wystawienia.
Aby ustawić numerację faktur, przejdź do zakładki „Firma” i przewiń stronę w dół. Następnie wybierz opcję „Ustawianie formatu numerowania FV” i dodaj serię numeracji, którą chcesz używać, a następnie zapisz wprowadzone zmiany. Możesz dodać kilka serii numeracji faktur.
Data przelewu wyświetla się na czerwono, jeśli termin płatności już minął, a dokument nie jest oznaczony jako opłacony. w przypadku, kiedy zbliża się termin płatności (od 3 dni przed terminem) data wyświetla się na pomarańczowo.
Obok sekcji "Raporty" znajduje się zakładka "Pliki importu przelewów" tam można skasować wygenerowaną paczkę przelewów. Dokumenty, które były w niej zawarte odblokują się i ponownie będzie można z nich utworzyć paczkę przelewów.
Funkcja przenoszenia dokumentów między projektami dostępna jest jedynie dla niezaakceptowanych dokumentów. Na etapie weryfikacji dokumentu w lewym górnym rogu kliknij w pole „Przenieś do innego segregatora” i wybierz projekt, do którego chcesz przenieść dokument.
Dokument, który został zapisany (zaakceptowany) w danym projekcie można jedynie pobrać, skasować z obecnego projektu i wrzucić do drugiego.
Dzieje się tak, kiedy osoba z poziomu wyższego doda dokument, a osoba z niższego poziomu chce go zweryfikować/zobaczyć. w tej sytuacji należy najpierw sprawdzić poziomy uprawnień w zakładce „Segregatory” -> „Poziom uprawnień” i porównać.
Nie ma takiej możliwości, należy skasować ten kosztowy i wrzucić go ponownie jako przychodowy.
Nie ma takiej możliwości, folder ustalany jest na etapie weryfikacji po wybraniu typu dokumentu. Każdy typ ma odpowiednie dla siebie pola i dlatego trzeba dokument skasować i zapisać od nowa.
Na pulpicie głównym po kliknięciu „Paczki dla księgowości” wybierz dokumenty, które chcesz wysłać księgowości, podaj e-mail odbiorcy oraz zaznacz, czy chcesz wysłać paczkę zip, czy link do paczki zip. Kliknij gotowe, dokumenty zostały wysłane.
Kontrahentów możesz edytować w zakładce „Kontrahenci” (https://app.easydocs.pl/settings/counterparties/), aby mieć dostęp do tej funkcji trzeba posiadać rolę administratora w firmie.
Nazwa kontrahenta może zawierać polskie znaki, ale dla nazwy skróconej nie ma możliwość używania polskich znaków.
