Rewolucja w zarządzaniu dokumentami – jak elektroniczny obieg dokumentów wpływa na rozwój biznesu?
W świecie biznesu technologia odgrywa coraz większą rolę we wszystkich dziedzinach pracy. Obsługa dokumentów to podstawowy obszar, w którym technologia może przynieść wymierne korzyści. W porównaniu z tradycyjnymi metodami obieg elektroniczny:
- Oszczędza czas poświęcony przez pracowników na obsłudze dokumentów i płatności.
- Pozwala na łatwy i szybki dostęp do informacji.
- To jedno miejsce do zbierania dokumentów.
- Proste generowanie raportów.
- Dostępna dla księgowości całodobowo wirtualna szafa z dokumentami.
- Szybkie i bezstresowe przejście audytu i kontroli zewnętrznych.
Te wszystkie zalety nie tylko przekładają się na wzrost wydajności, ale dodatkowo pozwalają na zwiększenie obrotów firmy bez zwiększania zatrudnienia. Dzięki oszczędności czasu potrzebnego na przeprocesowanie dokumentów firmy mogą skupić się na rozwoju. Przedsiębiorstwa, które zdecydowały się na cyfrowy obieg dokumentów, odnotowują 52% mniej błędów, 35% redukcję kosztów, 50-70% oszczędności czasu1. Dlatego warto spróbować, jak takie rozwiązanie może się sprawdzić w Twojej firmie.
Technologia od lat wspomaga obsługę dokumentów i płatności w dużych firmach i korporacjach. Dzieje się tak, ponieważ ilość dokumentów, która przechodzi przez te firmy jest ogromna i każdy z nich wymaga uwagi wielu osób, co w efekcie konsumuje dużo czasu. Firmy te bardzo szybko zorientowały się, że wykorzystując elektroniczny obieg dokumentów oszczędzają czas pracowników, a co za tym idzie – pieniądze. Co więcej, aby móc rozwijać się i być konkurencyjnym na rynku, firmy muszą nieustannie poprawiać swoje procesy.
Przeniesienie dokumentów firmowych online to wiele korzyści również dla mniejszych przedsiębiorstw:
- poprawa efektywności i wydajności procesów biurowych;
- nie ma potrzeby drukowania, kopiowania i ręcznego przekazywania dokumentów;
- wszystkie niezbędne informacje mogą być przesyłane i przekazywane elektronicznie, a dokumenty nawet te archiwalne są zawsze pod ręką;
- pracownicy mają możliwość dostępu do dokumentów z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, co znacznie umożliwia elastyczność i pracę zdalną;
- szybsze podejmowanie decyzji i przyspieszenie procesów biznesowych;
- pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych i kreatywnych zadaniach;
- zmniejszone ryzyko utraty lub uszkodzenia dokumentów;
- zwiększona dostępność informacji;
- łatwa współpraca i komunikacja między pracownikami.
Początkowo systemy i ich wdrożenie wymagały dużego nakładu pracy i umiejętności ich obsługi. Obecnie na rynku dostępne są rozwiązania, które w ramach niewielkiego abonamentu oferują szeroki pakiet funkcjonalności. W EasyDocs uważamy, że nawet najmniejsza firma, od samego początku powinna oszczędzać najcenniejszy zasób, jaki posiada – czas. W EasyDocs wdrożenie jest bez kosztowe i może być zrealizowane nawet w 1 godzinę.
Przedsiębiorstwa, które aktywnie adaptują się do cyfrowego zarządzania dokumentami, mają większe szanse na rozwój i konkurencyjność w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie biznesu. Dołącz do nich już dziś z EasyDocs!