Przedsiębiorstwa w Polsce a elektroniczny obieg dokumentów. Jak przekonać do nowych technologii?
Obecnie, gdy technologia rewolucjonizuje wiele dziedzin życia, elektroniczny obieg dokumentów jest jednym z kluczowych narzędzi umożliwiających efektywne zarządzanie danymi w firmach. Tylko 17 proc. przedsiębiorstw w Polsce stosuje wyłącznie elektroniczne dokumenty księgowe1. Dlaczego tak się dzieje?
Jednym z głównych powodów jest przywiązanie firm do sprawdzonych metod pracy. Wiele organizacji dalej stosuje papierową wersję dokumentów i ręczne wprowadzanie danych. Przedsiębiorcy obawiają się, że wdrożenie nowoczesnych narzędzi pochłonie dużo czasu i nakładów, często ten temat spada na drugi plan, ponieważ w danym momencie są inne priorytety w organizacji. Elektroniczny obieg dokumentów wiąże się z koniecznością dostosowania procesów i struktur organizacyjnych, co może wydawać się trudne do implementacji. Z drugiej strony wdrożenie może przynieść wiele korzyści m.in. znacznie zwiększa efektywność organizacji oraz pozwala zaoszczędzić czas.
Znaczenie odgrywa również niewystarczająca świadomość na temat superlatyw, jakie niesie ze sobą ta technologia. Wiele firm preferuje tradycyjne metody papierowego obiegu dokumentów, nie zdając sobie sprawy z potencjału i oszczędności, jakie mogą wyniknąć z przejścia na elektroniczne rozwiązania. Przedsiębiorcy często nie wiedzą, które rozwiązanie wybrać oraz gdzie znaleźć pomoc przy implementacji zmiany w organizacji.
Wiele polskich przedsiębiorstw nie chce przechowywać danych i dokumentów w chmurze lub na serwerach elektronicznych. Wynika to z obaw o bezpieczeństwo danych oraz możliwość utraty ważnych informacji w wyniku awarii technicznej. W EasyDocs dane są bezpieczne. Architektura bezpieczeństwa zakłada m.in. fizyczną duplikację systemu i danych – główny datacenter EasyDocs obsługiwany jest przez IBM we Frankfurcie, a zapasowy to gdański CI TASK. Wszystkie dokumenty wprowadzane przez klientów sprawdzane są programem antywirusowym.
Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów może wymagać inwestycji finansowych. Firmy martwią się również o koszty związane z zakupem oprogramowania, szkoleniem pracowników i migracją danych. W EasyDocs koszt korzystania z systemu rozpoczyna się od 0zł i jest przystosowany do kieszeni i możliwości finansowych każdego przedsiębiorstwa. Dodatkowo w EasyDocs bezpłatnie pomagamy wdrożyć system do firmy.
Przedsiębiorcy, którzy przekonają się do elektronicznego obiegu dokumentów otrzymają wiele korzyści, już teraz warto się szykować się na zmiany, które KSeF wymusi na przedsiębiorcach. Elektroniczny obieg dokumentów przyspiesza przetwarzanie danych, ułatwia zarządzanie i archiwizację, skraca czas realizacji zadań, poprawia komunikację oraz zwiększa efektywność operacyjną. Niezależnie od branży, elektroniczny obieg dokumentów przyczynia się do usprawnienia procesów biznesowych i zwiększenia konkurencyjności.