Jak szybko rozliczyć delegację
Rozliczenie podróży służbowych najczęściej odkładamy na później. Nie dlatego, że nie chcemy odzyskać naszych pieniędzy, ale dlatego, że po powrocie z wyjazdu trzeba nadrobić zaległości wynikające z codziennych obowiązków. I na rozliczenie delegacji zazwyczaj brakuje już czasu.
Proces rozliczania wyjazdów służbowych jest ci dobrze znany. Zbierasz wszystkie rachunki i faktury (brawo, jeśli żadnej nie gubisz podczas delegacji), wypełniasz raport rozliczeń, podpinasz wszystkie dokumenty i oddajesz do księgowości. Tam twoje wydatki są weryfikowane, księgowane a podsumowanie kosztów trafia do ogólnego raportu. Następnie przygotowywany jest przelew. Sprawa wygląda dość łatwo, do czasu, gdy okazuje się, że faktur jest dużo: za hotel, parking, szkolenie, kolację z klientami każdego wieczoru w innym miejscu, komunikację miejską, autostradę, bilet lotniczy, taksówkę i tak dalej. Z kilkudniowego wyjazdu robi się kilkugodzinne rozliczanie, spowodowane koniecznością wprowadzenia każdego dokumentu do raportu delegacji.
Jak to robi EasyDocs?
Aby szybko odzyskać pieniądze wydane podczas wyjazdu służbowego (czy każdy inny koszt związany z obowiązkami reprezentacyjnymi), warto wykazać się konsekwencją i korzystać z aplikacji EasyDocs. Konsekwencja jest niezbędna do tego, by nie odkładać faktur i rachunków do kieszeni, a na bieżąco wprowadzać je do aplikacji (Jak dodać dokument do aplikacji EasyDocs – przekierowanie do FAQ). Dzięki temu w dniu powrotu z delegacji, jesteście gotowi do jej rozliczenia. A to dlatego, że wszystkie potrzebne dokumenty znajdują się w jednym miejscu. Teraz należy je zweryfikować (Jak zweryfikować dokument w aplikacji EasyDocs – przekierowanie do FAQ) i opisać. Potem potrzebujesz już tylko akceptacji przełożonego, by został zlecony zwrot pieniędzy i wygenerowany raport wydatków. Aplikacja automatycznie podepnie pod niego zebrane dokumenty źródłowe (rachunki i faktury w formacie pdf). Co więcej, już na tej podstawie EasyDocs uwzględni kwotę rozliczenia w pliku importu przelewów. To rozwiązanie jest korzystne nie tylko z punktu widzenia pracownika. Dzięki konsekwencji gromadzenia dokumentów w jednym miejscu, księgowość będzie pewna, że wszystkie dokumenty zostały uwzględnione i rozliczenie jest finalne. A jeśli skrupulatnie pilnujesz wydatków związanych obowiązkami służbowymi, dzięki aplikacji zawsze możesz wrócić do kosztów z poprzedniego wyjazdu, porównać je z kolejnymi i stworzyć sobie własną listę opłacalnych rozwiązań.