Jak przechowywać i segregować dokumenty finansowe

W miarę jak twoja firma rośnie, poszerza współpracę z nowymi kontrahentami, sprzedaje więcej towarów czy usług, na twoim biurku coraz więcej miejsca zajmują kolejne strony dokumentów. I choć rozwój biznesu jest powodem do radości, tak stosy nieuporządkowanych faktur przypominają o jego mniej atrakcyjnym obliczu.

Do utrzymania porządku w dokumentach firmowych potrzebny jest czas, pomysł, miejsce i nierzadko ktoś, kto będzie wiedział jak nad tym wszystkim zapanować. W wielu małych i średnich firmach czy tych zupełnie początkujących spełnienie tych zaledwie kilku warunków wiąże się z kosztem, którego właściciele z reguły nie chcą ponosić. Dlatego dokumenty chowają do teczki, obiecując sobie, że zaczną prowadzić archiwum. Kiedy już nie mają czasu szukać odpowiedniej teczki, nieopłaconym fakturom znajdują bezpieczne miejsce w kuwetce na biurku czy szufladzie. Doskonałym miejscem ukrycia rachunków, szczególnie tych za paliwo, są portfele i schowki samochodowe. A potem przychodzi koniec miesiąca, kiedy dokumenty finansowe trzeba wysłać do księgowości. Jednak najpierw trzeba je znaleźć. Brzmi znajomo?

A to nie wszystkie operacje, do których wykorzystujesz każdą fakturę. Poza rozliczeniem należy ją opisać, opłacić, wziąć po uwagę w analizie sytuacji finansowej lub sprawdzić, czy trafiła do księgowości. Każda z tych czynności powtarza się co miesiąc i zajmuje czas. A przecież potrzebujesz go dla swoich klientów, rozwoju firmy, wsparcia współpracowników i wreszcie rodziny czy własnych pasji. Zatem jak organizować obieg dokumentów w firmie, by móc skoncentrować się na celach biznesowych, a nie utknąć w dokumentach? Przede wszystkim uświadom sobie, że najwięcej czasu zajmują ci rutynowe operacje. Porządkowanie dokumentów, przelewy czy tworzenie analiz i raportów. To nad nimi należy się pochylić i zastanowić, jak skrócić czas poświęcany na działania związane z dokumentami finansowymi. Pomóc może optymalizacja. Jak będzie ona wyglądała w twoim wydaniu, zależy tylko od ciebie. Może zdecydujesz się jednak zatrudnić dodatkową osobę, może część obowiązków zlecisz firmie zewnętrznej, a może wybierzesz formę oszczędną i dającą pełną kontrolę nad tym obiegiem dokumentów?

Aplikacja zamiast segregatora

Jako przedsiębiorca prawdopodobnie najbardziej cenisz sobie działania, dzięki którym szybko oglądasz efekty swojej pracy. Niestety organizacja dokumentów finansowych nie każdemu kojarzy się z wynikiem, a co gorsza – jest powtarzalna. Dlatego tę część prowadzenia działalności tak chętnie oddajemy innym. Jednak jest coś, co w dokumentach można polubić. To wiedza, jaką dają. Ale żeby móc spojrzeć na sytuację finansową z innej perspektywy, najpierw musisz je wszystkie przeanalizować. I znów poświęcasz czas na coś, co nie powinno cię zajmować. Dlatego jesteśmy zdania, że manualna organizacja dokumentów musi odejść do lamusa. A twoim wsparciem powinno być narzędzie:

• Jako przedsiębiorca prawdopodobnie najbardziej cenisz sobie działania, dzięki którym szybko oglądasz efekty swojej pracy. Niestety organizacja dokumentów finansowych nie każdemu kojarzy się z wynikiem, a co gorsza – jest powtarzalna. Dlatego tę część prowadzenia działalności tak chętnie oddajemy innym. Jednak jest coś, co w dokumentach można polubić. To wiedza, jaką dają. Ale żeby móc spojrzeć na sytuację finansową z innej perspektywy, najpierw musisz je wszystkie przeanalizować. I znów poświęcasz czas na coś, co nie powinno cię zajmować. Dlatego jesteśmy zdania, że manualna organizacja dokumentów musi odejść do lamusa. A twoim wsparciem powinno być narzędzie:
• pozwalające gromadzić w jednym miejscu dokumenty cyfrowe i zeskanowane wersje papierowe,
• zapewniające łatwy i szybki dostęp do wszystkich faktur o dowolnej porze i z każdego miejsca na świecie,
• porządkujące dokumenty wg praktycznego klucza,
• pozwalające na planowanie i śledzenie obiegu dokumentów,
• rozpoznające w dokumentach takie dane, które potem można wykorzystać także w raportach czy realizacji przelewów bankowych, by nie wracać ponownie do każdego dokumentu,
• w wersji desktop i mobile,
• z dostępem dla wielu osób

Jak EasyDocs porządkuje dokumenty? Szybko!

Aplikacja EasyDocs odpowiada na pytania Jak przechowywać dokumenty finansowe i jak uporządkować faktury, rachunki, czy jak rozliczyć delegacje. To nie jest kolejny program księgowy, a oprogramowanie mające na celu usprawnienie procesowania dokumentów kosztowych i płatności w firmie, a następnie przekazanie ich w uporządkowany sposób do księgowości. Jej zadaniem jest digitalizacja konkretnego typu dokumentów – dokumentów finansowych, by ograniczyć twój kontakt z fakturami, rachunkami, raportami. Zamiast ciężkich segregatorów, aplikacja proponuje ci przechowywanie dokumentów w folderach, gdzie nazwy plików są posortowane według daty wystawienia i katalogowane zgodnie z miesiącem. Poza tym aplikacja informuje o bieżącym statusie dokumentów, co pozwoli uniknąć nieopłacenia faktur czy wyegzekwować zaległe należności od klientów. Dzięki metodzie implementacji danych z dokumentów wykorzystującej algorytmy i sztuczną inteligencję, nie musisz poświęcać czasu na ręczne wprowadzenie danych z faktury. Za to zyskujesz dostęp do dokumentów już uporządkowanych, opisanych i gotowych do dalszych operacji zawsze, gdy ich potrzebujesz. Komplet przygotowanych dokumentów wystarczy przesłać do księgowości. A jeśli nie chcesz kontrolować tej części biznesu samodzielnie, zawsze możesz udostępnić aplikację innym osobom i śledzić postępy.

Bezpieczeństwo danych

Zapewnienie bezpieczeństwa danych dotyczy zarówno tych przechowywanych, przesyłanych, jak i przetwarzanych w aplikacji. Dzięki rozwiązaniom wdrożonym przez twórców EasyDocs możesz mieć pewność, że przechowywane dokumenty oraz wszystkie transfery są dostępne wyłącznie dla osób uprawnionych.

Jak EasyDocs dba o dane?

• Korzysta z infrastruktury centrum danych IBM Cloud we Frankfurcie
• Pełna kopia danych znajduje się w centrum danych CI TASK w Gdańsku
• Tworzy backupy wszystkich dokumentów klientów
• Transfery danych są szyfrowane
• Każdy dostęp jest regulowany uprawnieniami w aplikacji